Checklist para organizar una feria de salud sin olvidar nada
Organizar una feria de salud requiere coordinar permisos, profesionales, expositores, voluntariado y atención a los visitantes. Empieza por reservar el lugar y comprobar qué autorizaciones necesitas antes de confirmar el programa. Después, organiza las inscripciones, el plano de los stands y la comunicación, y deja el montaje y la comida para una fase final con responsables asignados. Esta checklist reúne 70 tareas y 59 materiales para avanzar en el orden adecuado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Contactar a socios de salud
2 personas
Confirmar expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Hacer el plano
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir carteles promocionales
3 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Informar a los responsables de los stands
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Confirmar presentadores
Pedir el catering
Comprobar los materiales
2 personas
Imprimir material informativo
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Porcionar el catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar las mesas de los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Montar los puestos de salud
6 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Abrir el registro
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Atender los puestos de salud
8 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Anunciar la última presentación
Despedir a los visitantes
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Almacenar el material sobrante
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 14
- Mesas de cervezacant. 4
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 16
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátilescant. 2
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cargadores de bateríascant. 4
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladores para pizarracant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos fríoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Palangana para lavarcant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Plantascant. 12
- Carteles de standcant. 14
- Carteles direccionalescant. 10
- Pizarrascant. 6
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 20
- Pelotas de ejerciciocant. 10
- Bandas de resistenciacant. 20
- Podómetroscant. 10
- Cintas métricascant. 4
- Básculas personalescant. 2
- Tensiómetroscant. 4
- Termómetroscant. 3
- Puestos de desinfectante de manoscant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobascant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
- Dispensadores de toallas de papelcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y revisa los permisos con varias semanas de antelación. Confirma también si necesitas autorización para carpas, equipos de sonido, proyecciones o servicio de alimentos.
- Cierra primero la participación de socios de salud, expositores y presentadores. Pide a cada stand sus necesidades de mesa, sillas, electricidad y horario para evitar cambios durante el montaje.
- Define el programa y dibuja el plano antes de imprimir invitaciones, carteles y señales. Deja espacio suficiente para el mostrador de registro, las rutas de paso y las zonas de espera.
- Abre las inscripciones con tiempo y registra las preferencias dietéticas. Para una jornada de varias horas, calcula al menos dos bebidas por persona durante la primera hora y confirma el catering según las inscripciones cerradas.
- Asigna voluntarios por turnos y prepara una persona de referencia para cada zona. Comprueba el día anterior proyectores, micrófonos, altavoces, cables, regletas, máquinas de café y baterías.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba los permisos al principio, porque los expositores, el programa, las invitaciones y el catering dependen de esas fechas.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de salud?
- Enfría las bebidas, prepara los aperitivos, imprime la lista de participantes y las tarjetas con nombres, y revisa todos los materiales. Haz una prueba de sonido y proyección al menos 2 horas antes de la apertura.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?
- Calcula como mínimo 1 voluntario para el registro, 1 para orientar a los visitantes y 1 responsable por cada zona activa. En turnos de 2 a 3 horas, añade reemplazos para que nadie cubra toda la jornada.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes y pedir el catering?
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes, después de enviar un recordatorio final. Pide el catering con ese número y reserva un pequeño margen para imprevistos, sin olvidar las preferencias dietéticas registradas.
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