Organiser un salon de la santé sans rien oublier
Un salon de la santé demande une coordination précise entre le lieu, les partenaires, les exposants et les visiteurs. Commence par réserver l’espace et vérifier les autorisations, puis construis le programme avant de lancer les invitations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les intervenants, traiter les inscriptions et répartir les bénévoles. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés le jour J : badges, signalétique, matériel de projection, boissons fraîches et besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les partenaires santé
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Créer le plan
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les exposants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Confirmer les présentateurs
Commander le catering
Vérifier le matériel
2 personnes
Imprimer le matériel d’information
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les tables hautes
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Installer les stands de santé
6 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Tenir les stands santé
8 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Annoncer la dernière présentation
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire démonter les stands
3 personnes
Suivi
Rassembler le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 14
- Tables de bièreqté 4
- Chaisesqté 80
- Comptoir d'inscription
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
- Nappesqté 16
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateurs portablesqté 2
- Projecteursqté 2
- Écrans de projectionqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Chargeurs de batterieqté 4
- Chevaletsqté 3
- Feutres pour paperboardqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Bacs à glaceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Thermosqté 6
- Cuillères de serviceqté 8
- Bac à vaisselleqté 2
Décoration
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Plantesqté 12
- Panneaux de standqté 14
- Panneaux indicateursqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 6
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 20
- Ballons d’exerciceqté 10
- Bandes de résistanceqté 20
- Podomètresqté 10
- Mètres rubansqté 4
- Pèse-personnesqté 2
- Tensiomètresqté 4
- Thermomètresqté 3
- Stations de désinfectant pour les mainsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 3
- Balaisqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons microfibresqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
- Distributeurs de serviettes en papierqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu plusieurs semaines à l’avance et vérifie dès le départ les autorisations nécessaires, l’accès aux personnes à mobilité réduite et le nombre de prises électriques disponibles.
- Finalise le programme avant d’envoyer les invitations. Indique les horaires de chaque présentation, les temps de pause et les besoins techniques des intervenants pour éviter les changements de dernière minute.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon. Prévois aussi des carafes d’eau, du café et des en-cas facilement accessibles.
- Attribue les rôles des bénévoles par créneau de 2 à 3 heures : accueil, orientation, aide aux exposants et soutien technique. Garde au moins une personne disponible pour les imprévus pendant toute la durée de l’événement.
- Teste les projecteurs, écrans, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises la veille. Imprime les badges, la liste des participants et les panneaux de direction avant l’installation, puis refroidis les boissons quelques heures avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les partenaires et exposants, établir le programme, envoyer les invitations et recruter les bénévoles sans précipitation.
- Quand envoyer les invitations pour un salon de la santé ?
- Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Fais une relance 10 à 14 jours avant la date prévue afin de traiter les inscriptions et d’anticiper le nombre de participants.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un salon de la santé ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation jusqu’à 50 participants, puis ajoute 1 personne par tranche de 50 participants supplémentaires. Ajoute une personne dédiée au soutien technique si plusieurs présentations sont programmées.
- Quand préparer le matériel d’un salon de la santé ?
- Vérifie le matériel technique au moins 24 heures avant l’ouverture et prépare la signalétique, les badges et les documents imprimés la veille. Installe les tables, chaises et comptoir d’inscription suffisamment tôt le jour même pour garder 60 minutes de marge.
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