Gezinskerstmarkt organiseren: checklist van planning tot opbouw
Een gezinskerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je regelt tegelijk kraamhouders, reserveringen, vrijwilligers, eten, warme dranken, betalingen en de praktische opbouw. Begin met datum, locatie en marktindeling; leg daarna deelnemers, programma en benodigdheden vast. Controleer in de laatste week vooral stroom, verlichting, weersverwachting en voorraad. Deze checklist helpt je om de 69 taken stap voor stap af te werken en te voorkomen dat essentiële spullen pas tijdens de opbouw worden gezocht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamhouders definitief indelen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Programma en tijden publiceren
Weersverwachting controleren
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Kerstdecoratie controleren
Servies en glaswerk tellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Contantgeld en wisselgeld regelen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep bereiden
2 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kramen indelen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Kassa en betaaltafel inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Eetkraam inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Laatste voorraadcontrole doen
2 personen
Event
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Soep uitschenken
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Muziek bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Voorraad aanvullen
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Verkoop afsluiten
2 personen
Nazorg
Geld en administratie veiligstellen
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 8
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
- Kassatafelsaantal 2
Servies
- Bordenaantal 120
- Soepkommenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Mokkenaantal 100
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Opscheplepelsaantal 10
- Soeplepelsaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Pannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
- Soepketelsaantal 3
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Serveertangenaantal 10
- Aluminiumfolieaantal 4
Apparatuur
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Kassa
- Pinautomaat
- Kerstboom
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 10
- LED-lantaarnsaantal 12
- LED-kaarsenaantal 40
- Batterijenaantal 40
Decoratie
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Tafellopersaantal 12
- Kerstfigurenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 30
- Bewegwijzerbordenaantal 12
- Prijskaartjesaantal 100
- Kerstboomstandaard
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Handschoenenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie en de marktindeling eerst vast. Benader kraamhouders daarna zo vroeg mogelijk en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum, zodat je de indeling niet meerdere keren hoeft te wijzigen.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok voor opbouw, kassa, eten en afbouw. Controleer uiterlijk een week vooraf of alle diensten bezet zijn; op de dag zelf vallen gaten meestal te laat op.
- Tel servies en glaswerk niet alleen op soort, maar ook per eet- en drinkmoment. Voorzie extra borden, soepkommen, mokken en glazen, omdat een doorlopende markt sneller afwas en vervanging vraagt dan één eetmoment.
- Controleer stroompunten en test verlichting, geluidsboxen, microfoons, waterkokers en koffiezetapparaten vóór de markt. Leg verlengkabels veilig en houd rekening met extra aansluitingen bij meerdere warme drankpunten.
- Bereid houdbare voorraad en decoratie eerder voor, maar haal verse producten pas kort voor de markt op. Zet soep, warme dranken, wisselgeld en kassaspullen apart klaar, zodat de eerste bezoekers niet wachten op de laatste boodschappen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gezinskerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, marktindeling en het benaderen van kraamhouders. Plan de definitieve deelnemers, vrijwilligers en bestellingen uiterlijk 2 weken voor de markt.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een gezinskerstmarkt versturen?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Zet een uiterste aanmelddatum op de uitnodiging en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 tot 2 weken voor het evenement.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gezinskerstmarkt?
- Plan minimaal één vrijwilliger voor de coördinatie, één voor de kassa en per actief onderdeel minstens één persoon. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat dezelfde mensen niet de hele markt achter een tafel staan.
- Wanneer controleer ik stroom, verlichting en het weer?
- Controleer de stroompunten, verlichting en apparatuur in de week vooraf en test alles nogmaals tijdens de opbouw. Bekijk de weersverwachting 3 dagen en opnieuw op de ochtend zelf, zodat je partytenten en indeling tijdig kunt aanpassen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!