Checklist pour organiser un marché de Noël familial

Un marché de Noël familial demande plus qu’une décoration chaleureuse et quelques stands. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, les bénévoles, les repas, les boissons chaudes et l’installation du site dans le bon ordre. Cette checklist rassemble les 69 tâches et 57 fournitures du plan, des premières réservations au rangement final. Utilise-la pour suivre l’avancement et repérer ce qui est souvent réglé trop tard : l’électricité, la monnaie, la météo, les produits frais et l’éclairage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir définitivement les exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Publier le programme et les horaires
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
Compter la vaisselle et le verre
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide et de la monnaie
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe
2 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Répartir les stands
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la caisse et le comptoir de paiement
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le stand de restauration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle des stocks
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Verser la soupe
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Gérer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Réanimer les stocks
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Mettre en sécurité l’argent et les documents
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Tables de caisseqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 120
Bol à soupeqté 80
Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Tassesqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 10
Louches à soupeqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Casserolesqté 4
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Pinces de serviceqté 10
Papier aluminiumqté 4

Équipement

Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Caisse
Terminal de paiement
Sapin de Noël

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 40
Pilesqté 40

Décoration

Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 10
Badges nominatifsqté 30
Panneaux de signalisationqté 12
Étiquettes de prixqté 100
Pied de sapin

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gantsqté 12
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les exposants : prévois ensuite au moins 4 à 6 semaines pour confirmer les stands, traiter les inscriptions et publier le programme.
Demande les besoins alimentaires dès l’inscription. Pour une soupe et des boissons chaudes, confirme les quantités au plus tard 7 jours avant afin d’acheter les produits frais sans improviser.
Prévois un responsable des bénévoles et des créneaux d’au moins 2 heures. Il faut notamment des personnes pour l’accueil, la caisse, le service, le montage et le rangement.
Teste l’éclairage, les rallonges et les points d’alimentation la veille. Une tente, une machine à café ou une enceinte inutilisable le jour même est difficile à remplacer.
Prépare la monnaie et l’argent liquide 1 à 2 jours avant, puis compte la vaisselle, les thermos, les louches et les ustensiles avant les courses. Ce sont des détails souvent oubliés jusqu’au premier service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël familial ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les exposants, organiser les bénévoles, recueillir les inscriptions et commander le matériel nécessaire.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Répartis définitivement les exposants environ 2 semaines avant l’événement. Tu peux ainsi publier les horaires et le plan des stands, tout en gardant quelques jours pour gérer les désistements.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël familial ?: Prévois au minimum 1 personne pour l’accueil, 1 pour la caisse, 2 pour les boissons et la nourriture, et 2 à 4 personnes pour le montage et le rangement. Ajoute un responsable disponible pendant toute la durée du marché.
Quand vérifier la météo et installer les tentes ?: Consulte les prévisions 5 à 7 jours avant, puis à nouveau la veille. Monte les tentes et vérifie leur stabilité avant l’ouverture, en laissant au moins 2 heures pour l’installation du site et des stands.

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