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Familienweihnachtsmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Familienweihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Stände und Lichterketten. Lege zuerst Datum, Ort und Marktaufteilung fest, kläre Standbetreiber und Anmeldungen und teile Helfer verbindlich ein. In den letzten Tagen zählen Wetter, Strom, Beleuchtung, Geschirr und frische Lebensmittel. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Aufbau und hilft dir, typische Engpässe bei Heißgetränken, Wechselgeld und Sitzplätzen rechtzeitig zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber endgültig einteilen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration prüfen

  • Geschirr und Glasware zählen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Bargeld und Wechselgeld bereitstellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Suppe zubereiten

    2 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stände einteilen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Kasse und Zahlungstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Essensstand einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    3 Personen

  • Letzte Bestandskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    2 Personen

  • Suppe ausschenken

    2 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Musik bedienen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch reinigen

  • Bestand auffüllen

    2 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geld und Unterlagen sichern

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration sicher entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 4
  • KassentischeAnz. 2

Geschirr

  • TellerAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TassenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 10
  • SuppenkellenAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • PfannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SuppenkesselAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 10
  • AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • Kasse
  • Geldautomat
  • Weihnachtsbaum

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LaternenAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 40
  • BatterienAnz. 40

Dekoration

  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • TischläuferAnz. 12
  • WeihnachtsfigurenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • PreisschilderAnz. 100
  • Weihnachtsbaumständer

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • HandschuheAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke Einladungen und Anmeldeinformationen frühzeitig und setze eine feste Rückmeldefrist. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du die Mengen für Suppe, Snacks und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag schätzen musst.
  • Teile Standbetreiber und Freiwillige spätestens einige Tage vor dem Markt endgültig ein. Plane für Aufbau, Verkauf, Küche und Abbau getrennte Schichten ein, damit nicht dieselben Personen den gesamten Tag durchgehend arbeiten.
  • Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Beleuchtung vor dem Aufbau gemeinsam. Ein kurzer Funktionstest am Vortag zeigt, ob Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Mikrofone gleichzeitig betrieben werden können.
  • Zähle Teller, Suppenschalen, Tassen, Gläser und Besteck vor dem Einkauf. Rechne pro erwarteter Person mindestens ein Geschirrteil je geplanter Ausgabe und halte für Bruch und Nachschub etwa 10 Prozent Reserve bereit.
  • Bereite haltbare Vorräte und Dekoration früher vor, frische Produkte jedoch möglichst erst am Veranstaltungstag oder am Vortag. Stelle Bargeld und Wechselgeld spätestens vor dem Aufbau bereit und lagere Suppe sowie Heißgetränke in ausreichend vielen Gefäßen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Familienweihnachtsmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Marktaufteilung und der Kontaktaufnahme zu Standbetreibern. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann müssen Helfer für den Familienweihnachtsmarkt eingeteilt werden?
Plane die Helfer spätestens 7 Tage vorher verbindlich ein. Teile Aufbau, Stände, Küche, Kasse, Technik und Abbau mit konkreten Anfangs- und Endzeiten ein, damit am Veranstaltungstag keine Lücken entstehen.
Wie viel Essen und Trinken braucht man für einen Familienweihnachtsmarkt?
Kalkuliere die Mengen nach den bestätigten Anmeldungen und rechne bei Snacks und Geschirr etwa 10 Prozent Reserve ein. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Heißgetränke pro erwachsener Person einplanen, abhängig von Dauer und Angebot.
Was sollte man am Tag vor dem Familienweihnachtsmarkt prüfen?
Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage, Stromanschlüsse, Beleuchtung, Dekoration, Geschirr, Wechselgeld und haltbare Vorräte. Frische Produkte, Suppe und Heißgetränke bereitest du je nach Haltbarkeit am Vortag oder am Veranstaltungstag vor.

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