Zo organiseer je een gezinsdienst zonder last-minute stress

Een gezinsdienst vraagt om meer afstemming dan een gewone kerkdienst: gezinnen moeten weten waar ze zich aanmelden, kinderen hebben een eigen programma nodig en de maaltijd loopt alleen soepel met genoeg helpers. Begin daarom met datum, locatie en thema en werk daarna naar inhoud, aanmeldingen en praktische uitvoering toe. Plan techniek, kinderopvang en catering niet pas in de laatste week. Met een duidelijke planning, gelabelde dieetproducten en een programma voor vrijwilligers voorkom je de meeste knelpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Thema van de dienst bepalen
3 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen openen
6
Reserveringen maken
7
Muzikanten vastleggen
8
Kinderprogramma samenstellen
3 personen
9
Vrijwilligers voor ontvangst zoeken
10
Vrijwilligers voor catering zoeken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Kinderopvang indelen
2 personen
14
Liturgie en liederen kiezen
2 personen
15
Teksten voorlezen verdelen
2 personen
16
Maaltijdmenu samenstellen
2 personen
17
Programma naar vrijwilligers sturen
18
Werkbladen voor kinderen maken
2 personen
19
Presentatie voorbereiden
2 personen
20
Muziekbestanden verzamelen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dieetproducten apart labelen
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
26
Kinderactiviteiten klaarleggen
2 personen
27
Aanwezigheidslijst afdrukken

Event

28
Ruimte openen
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen klaarzetten
4 personen
31
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
32
Kinderhoek inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
35
Presentatie en liederen testen
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
37
Bezoekers ontvangen
4 personen
38
Programma's uitdelen
2 personen
39
Gezinsdienst begeleiden
4 personen
40
Kinderprogramma begeleiden
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Maaltijdbuffet opbouwen
4 personen
44
Maaltijd serveren
5 personen
45
Kinderen begeleiden tijdens maaltijd
3 personen
46
Servies verzamelen
3 personen
47
Gezamenlijke afsluiting begeleiden
3 personen
48
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

49
Eten en drinken opruimen
4 personen
50
Servies afwassen
4 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
52
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
53
Kinderhoek opruimen
3 personen
54
Versiering verwijderen
3 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Ruimte schoonmaken
4 personen
57
Toiletten schoonmaken
2 personen
58
Locatie afsluiten
2 personen
59
Materialen retourneren
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Restanten controleren en bewaren
2 personen
62
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kinderstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 75
Kommetjesaantal 75
Dessertbordjesaantal 75
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 80
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Soeppannenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kerkbenodigdheden

Bijbelsaantal 20
Muziekmappenaantal 8
Programma'saantal 75
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 30

Kinderactiviteiten

Kleurpotlodenaantal 12
Kleurplatenaantal 80
Kinderbijbelsaantal 10
Speelmattenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Menukaartenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en thema eerst vast. Open daarna de aanmeldingen, zodat je het aantal volwassenen, kinderen en dieetwensen uiterlijk één week voor de dienst kunt verwerken.
Maak de liturgie en het kinderprogramma parallel. Verdeel teksten om voor te lezen minstens 7 dagen vooraf en stuur vrijwilligers tegelijk hun programma, tijden en taken.
Regel muzikanten, microfoons, luidsprekers, audiomixer, beamer en projectiescherm vroeg. Test het geluid en de presentatie minimaal 60 minuten vóór ontvangst van de gezinnen.
Plan kinderopvang en ontvangst met concrete aantallen. Houd per 10 kinderen minimaal één begeleider beschikbaar en reserveer kinderstoelen voor de jongste kinderen.
Doe de boodschappen pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd. Zet dranken vooraf koud, label dieetproducten apart en laat brood, beleg en warme gerechten door verschillende helpers klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezinsdienst organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, locatie, thema, muzikanten en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen voor de dienst, zodat je catering, kinderopvang en zitplaatsen kunt aanpassen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gezinsdienst?: Reken naast de inhoudelijke leiding op aparte helpers voor ontvangst, catering en kinderopvang. Houd voor kinderopvang ongeveer 1 begeleider per 10 kinderen aan en wijs voor techniek minimaal 1 vaste persoon aan.
Wanneer moet je de liturgie en liederen klaar hebben?: Maak liturgie, liederen, voorleesteksten en presentatie uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Test muziekbestanden, microfoons en de beamer nogmaals 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel eten en drinken moet je regelen voor een gezinsdienst?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel kinderen apart van volwassenen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en koop dieetproducten apart, zodat ze herkenbaar en veilig blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.