Checklist voor een gemeenteraadsvergadering organiseren

Een gemeenteraadsvergadering vraagt vooral om strakke voorbereiding van agenda, stukken en spreektijden. Reserveer de raadszaal op tijd, controleer vergunningen en leg vast wanneer openbare bekendmaking en uitnodigingen eruit gaan. In de laatste week draait alles om één complete versie van de vergaderstukken, bevestigde sprekers en een technische test. Op de dag zelf moeten microfoons, beeldscherm, livestream, publieksbalie en catering klaarstaan voordat de eerste deelnemer binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Raadszaal reserveren
Vergunningen controleren
Agenda vaststellen
2 personen
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
Bespreekpunten controleren
2 personen
Spreektijden vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Openbare bekendmaking plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Sprekerslijst bevestigen
Raadsleden stukken bezorgen
2 personen
Presentaties verzamelen
Livestream testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Naambordjes printen
Vergaderstukken printen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Naambordjes plaatsen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Beeldscherm aansluiten
2 personen
Publieksbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Vergaderstukken klaarleggen
2 personen
Techniek eindtesten
2 personen

Event

Publiek ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Sprekers instrueren
Vergadering openen
Spreektijd bewaken
Microfoons bedienen
Notulen maken
2 personen
Livestream bewaken
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publieksvragen verzamelen
Vergadering sluiten
Publiek uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Vergaderstukken verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Raadszaal schoonmaken
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Notulen uitwerken
2 personen
Opname archiveren
Notulen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Publiekstafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Tafelmicrofoonsaantal 12
Microfooncentrale
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Projectiescherm
Videocamera
Statief
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Koelboxenaantal 2

Communicatie

Naambordjesaantal 25
Printpapieraantal 500
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk één week vooraf de agenda definitief en controleer daarna opnieuw alle bespreekpunten, bijlagen en spreektijden. Zo voorkom je dat raadsleden met verschillende versies van de stukken werken.
Stuur raadsleden de vergaderstukken niet pas op de ochtend zelf. Plan een vaste verzendtermijn en houd een korte controle bij van ontbrekende bijlagen, presentaties en wijzigingen.
Test de livestream en presentatieopstelling minimaal één werkdag vooraf met dezelfde laptop, HDMI-kabels, microfoons en het beeldscherm die je tijdens de vergadering gebruikt. Controleer ook geluid en camerastandpunt.
Richt de zaal eerst functioneel in: vergadertafels en stoelen voor de raad, een aparte publieksbalie en naambordjes op de juiste plaatsen. Leg extra pennen, notitieblokken en printpapier klaar bij de ingang.
Bestel catering pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, maar doe dat niet later dan enkele werkdagen vooraf. Zet koffie, water en servies klaar op een plek waar het publiek de vergadering niet onnodig onderbreekt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een gemeenteraadsvergadering organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de zaal, vergunningen en planning. Reserveer in de laatste 2 weken tijd voor openbare bekendmaking, uitnodigingen, stukken en technische voorbereiding.
Wanneer moeten de vergaderstukken voor een gemeenteraadsvergadering klaar zijn?: Streef ernaar de stukken minimaal 5 werkdagen voor de vergadering te verzamelen, controleren en bezorgen. Plan daarna nog één controle op wijzigingen, ontbrekende bijlagen en presentaties.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een raadszaal?: Reken voor tafels, stoelen, naambordjes, microfoons, beeldscherm en publieksbalie op ongeveer 2 uur. Voeg minimaal 30 minuten toe voor een volledige geluids- en livestreamtest.
Wanneer moet je catering voor een gemeenteraadsvergadering bestellen?: Bestel catering bij voorkeur 3 tot 5 werkdagen vooraf, nadat je aanmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt. Controleer op de dag zelf of koffie, water, servies en eventuele gekoelde producten compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.