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Checkliste für die Gemeinderatssitzung

Eine Gemeinderatssitzung braucht mehr als einen reservierten Ratssaal. Tagesordnung, Genehmigungen, öffentliche Bekanntmachung und Sitzungsunterlagen müssen rechtzeitig zusammenpassen. Kurz vor Beginn kommen Technik, Sitzordnung, Namensschilder und der Publikumsbereich dazu. Diese Checkliste ordnet die Vorbereitung so, dass Fristen, Unterlagen und der Ablauf am Sitzungstag nicht durcheinandergeraten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ratssaal reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Tagesordnung festlegen

    2 Personen

  • Tagungsunterlagen sammeln

    2 Personen

  • Besprechungspunkte prüfen

    2 Personen

  • Sprechzeiten festlegen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Öffentliche Bekanntmachung veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Sprecherliste bestätigen

  • Ratsmitgliedern Unterlagen überbringen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Livestream testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Besprechungsunterlagen ausdrucken

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Namensschilder aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Bildschirm anschließen

    2 Personen

  • Publikumsbereich einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Unterlagen bereitlegen

    2 Personen

  • Technik-Endtests

    2 Personen

Event

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Referenten einweisen

  • Versammlung eröffnen

  • Redezeit im Blick behalten

  • Mikrofone bedienen

  • Protokoll erstellen

    2 Personen

  • Livestream überwachen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Sitzung schließen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tagungsunterlagen sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Ratssaal reinigen

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Protokoll ausarbeiten

    2 Personen

  • Aufnahme archivieren

  • Protokoll veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 80
  • PublikumstischeAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • TischmikrofoneAnz. 12
  • Mikrofonzentrale
  • LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Bildschirm
  • Projektionsleinwand
  • Videokamera
  • Stativ
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2

Kommunikation

  • NamensschilderAnz. 25
  • DruckpapierAnz. 500
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 30
  • WegweiserAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandfegerAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen und den Ratssaal mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleibt Zeit, falls der Raum nicht verfügbar ist oder zusätzliche Vorgaben für eine öffentliche Sitzung gelten.
  • Lege Tagesordnung, Besprechungspunkte und Sprechzeiten spätestens 2 Wochen vorher fest. Verschicke Einladungen und veröffentliche die Bekanntmachung erst, wenn diese Angaben abgestimmt sind.
  • Sammle Präsentationen und Sitzungsunterlagen mindestens 7 Tage vorher. Drucke die Besprechungsunterlagen nicht erst am Sitzungstag aus und überbringe den Ratsmitgliedern ihre Exemplare rechtzeitig.
  • Plane für Technik und Livestream einen vollständigen Test 1 bis 2 Stunden vor Beginn ein. Prüfe dabei Mikrofonzentrale, Tischmikrofone, Lautsprecher, Laptop, Bildschirm, HDMI-Verbindung und Videokamera gemeinsam.
  • Richte den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Stelle Tische und Stühle auf, platziere Namensschilder, schließe die Mikrofone an und halte Wasser, Kaffee, Tassen, Gläser sowie Geschirr für die angemeldete Personenzahl bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Gemeinderatssitzung vorbereiten?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Ratssaals und der Prüfung von Genehmigungen. Tagesordnung, Einladungen und öffentliche Bekanntmachung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin vorbereitet beziehungsweise veröffentlicht sein.
Wann müssen die Sitzungsunterlagen fertig sein?
Sammle und prüfe die Unterlagen mindestens 7 Tage vor der Sitzung. Präsentationen sollten ebenfalls zu diesem Zeitpunkt vorliegen, damit du sie testen und die benötigten Ausdrucke rechtzeitig erstellen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau im Ratssaal?
Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Namensschilder, Publikumsbereich und Catering ein. Für einen Livestream oder umfangreiche Präsentationstechnik solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten Testzeit einrechnen.
Was muss man bei einer öffentlichen Gemeinderatssitzung beachten?
Neben Tagesordnung und Einladungen gehört eine fristgerechte öffentliche Bekanntmachung zur Vorbereitung. Kläre außerdem vorab den Publikumsbereich, Sprechzeiten, Anmeldungen und die Technik für die Übertragung; die konkreten Fristen richten sich nach den örtlichen Vorgaben.

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