Checklist pour organiser une réunion du conseil municipal

Une réunion du conseil municipal se prépare dans un ordre précis : réserver la salle, cadrer l’ordre du jour, informer le public et remettre les documents aux conseillers. Prévoyez aussi les contraintes moins visibles, comme les temps de parole, les inscriptions, l’accueil et le test du livestream. Cette checklist regroupe les 52 tâches et 36 fournitures nécessaires, de la préparation administrative à l’installation des tables, chaises, microphones et écrans.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle du conseil
Vérifier les autorisations
Établir le programme
2 personnes
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
Vérifier les points à discuter
2 personnes
Fixer les temps de parole
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce publique
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la liste des intervenants
Remettre les documents aux conseillers
2 personnes
Rassembler les présentations
Tester le livestream
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
Préparer les présentations
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les badges nominatifs
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’écran
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les documents de réunion
2 personnes
Tests techniques finaux
2 personnes

Événement

Accueillir le public
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Briefer les intervenants
Ouvrir la réunion
Gérer le temps de parole
Gérer les micros
Rédiger le compte rendu
2 personnes
Surveiller le livestream
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Recueillir les questions du public
Clôturer la réunion
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Enlever les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer la salle du conseil
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
Archiver l’enregistrement
Publier le compte rendu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 80
Tables pour le publicqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones de tableqté 12
Centrale de microphones
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran
Écran de projection
Caméra vidéo
Trépied
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Glacièresqté 2

Communication

Badges nominatifsqté 25
Papier d’impressionqté 500
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 30
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les points à discuter avant d’envoyer les invitations. Ajoutez une durée à chaque point et définissez les temps de parole pour éviter qu’une réunion prévue pour deux heures ne déborde.
Publiez l’annonce publique assez tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Comptez les participants confirmés, les conseillers et les intervenants séparément.
Remettez les documents aux conseillers avant la réunion et imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute. Prévoyez aussi du papier, des stylos et des blocs-notes à chaque table.
Testez le livestream et les présentations au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez séparément les microphones de table, la centrale, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’écran, la caméra et les câbles HDMI.
Installez la salle avant l’arrivée du public : tables, chaises, badges nominatifs et comptoir d’accueil. Gardez des rallonges et des multiprises disponibles, puis prévoyez un espace distinct pour le café, l’eau et la vaisselle.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance préparer une réunion du conseil municipal ?: Commencez la préparation administrative au moins 3 à 4 semaines avant la séance. Réservez la salle, vérifiez les autorisations et publiez l’annonce dès que le programme et les modalités de participation sont suffisamment définis.
Quand envoyer les invitations aux conseillers municipaux ?: Envoyez les invitations dès que la date, la salle et l’ordre du jour provisoire sont fixés, idéalement 2 à 3 semaines avant la réunion. Remettez ensuite les documents complets quelques jours avant la séance.
Combien de temps faut-il pour installer la salle du conseil municipal ?: Prévoyez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les badges et le matériel audiovisuel. Ajoutez au moins 30 minutes pour tester les microphones, l’écran et le livestream.
Combien d’exemplaires des documents imprimer pour une réunion municipale ?: Imprimez un dossier complet par conseiller, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoutez 5 à 10 exemplaires de réserve. Gardez aussi du papier disponible pour les corrections ou documents ajoutés le jour même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.