Wat heb je nodig voor een gemeenteraadsvergadering?

Een gemeenteraadsvergadering vraagt om meer dan een zaal en een agenda. Je hebt apparatuur nodig voor verstaanbare bijdragen en presentaties, plus printwerk, naambordjes en een ingerichte publieksbalie. Voor de catering moet je vooraf tellen hoeveel raadsleden, medewerkers, sprekers en bezoekers komen. Gebruik deze boodschappenlijst om uiterlijk enkele dagen vooraf te controleren wat aanwezig is, wat je moet lenen en wat nog gekocht moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Publiekstafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Tafelmicrofoonsaantal 12
Microfooncentrale
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beeldscherm
Projectiescherm
Videocamera
Statief
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Koelboxenaantal 2

Communicatie

Naambordjesaantal 25
Printpapieraantal 500
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 30
Pijlbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Plat water - 8 flessen
- Bruiswater - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Boter - 500 gram
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 1 kilo
- Achterham - 1 kilo
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 750 gram
- Tomaten - 2 kilo
- Komkommers - 6 stuks
- Gemengde sla - 1 kilo
- Volkoren broodjes - 80 stuks
- Witte broodjes - 60 stuks
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Roomboterkoekjes - 4 pakken
- Havermoutkoekjes - 3 pakken
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Druiven - 3 kilo
- Bananen - 40 stuks
- Servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Schoonmaaksponzen - 6 stuks

Tips

Tel per aanwezige minimaal één waterglas en één koffiekopje; bestel bij een openbare vergadering 10% extra servies voor late aanmeldingen of vervanging.
Voorzie elke spreker en elk raadslid van een naambordje en print vergaderstukken voor alle raadsleden plus enkele reserve-exemplaren voor publiek en pers.
Plan per tafel een vrije stroomaansluiting en neem minimaal één stekkerdoos en één verlengkabel extra mee. Test HDMI-kabels, laptop en beeldscherm vóór de vergadering.
Reken voor koffie en thee op ongeveer twee consumpties per persoon voor de eerste twee uur. Zet thermoskannen, waterkokers en serveerschalen klaar vóór de zaal opengaat.
Neem voor de livestream niet alleen een videocamera mee, maar ook een statief, voedingskabels en een reserve-aansluiting. Test beeld en geluid minstens 30 minuten vóór aanvang.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een gemeenteraadsvergadering?: Je hebt vergadertafels, stoelen, tafelmicrofoons, een microfooncentrale, luidsprekers en een laptop met beeldscherm of projectiescherm nodig. Voeg naambordjes, printpapier, pennen, notitieblokken en servies toe. Controleer dit uiterlijk 2 werkdagen vooraf.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een gemeenteraadsvergadering?: Tel alle raadsleden, medewerkers, sprekers en verwachte bezoekers bij elkaar op en zet 10% extra stoelen klaar. Voor 80 verwachte aanwezigen kom je daarmee uit op 88 stoelen.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig voor een raadsvergadering?: Reken voor een vergadering van twee uur op ongeveer twee koppen koffie of thee per persoon en minstens 0,5 liter water per persoon. Voor 40 aanwezigen betekent dat circa 80 warme consumpties en 20 liter water.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een gemeenteraadsvergadering testen?: Test microfoons, luidsprekers, laptop, beeldscherm, HDMI-kabels en livestream minimaal 30 minuten vóór aanvang. Doe daarnaast één volledige controle op de werkdag ervoor, zodat je nog vervangende apparatuur kunt regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.