Que faut-il prévoir pour une réunion du conseil municipal ?

Une réunion du conseil municipal demande surtout du matériel pour la salle, les prises de parole et l’accueil du public. Prévoyez une place assise par conseiller, intervenant et agent présent, puis ajoutez 10 à 15 % de sièges pour les visiteurs. La liste comprend aussi les équipements audio et vidéo, les documents imprimés, les badges et le nécessaire pour le café. Vérifiez les branchements et le livestream au moins 24 heures avant la séance.

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Ce qu'il vous faut

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Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 80
Tables pour le publicqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones de tableqté 12
Centrale de microphones
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Écran
Écran de projection
Caméra vidéo
Trépied
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6
Glacièresqté 2

Communication

Badges nominatifsqté 25
Papier d’impressionqté 500
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 30
Panneaux indicateursqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Beurre - 500 grammes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Tomates - 2 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Salade mélangée - 1 kilo
- Petits pains complets - 80 pièces
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- Biscuits à l’avoine - 3 paquets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Raisins - 3 kilos
- Bananes - 40 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges de nettoyage - 6 pièces

Conseils

Prévoyez un microphone de table par personne amenée à prendre la parole, plus une centrale compatible et des haut-parleurs adaptés à la salle. Faites un essai complet 24 heures avant la réunion.
Comptez au minimum 1 exemplaire imprimé du dossier par conseiller, intervenant et agent, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les remplacements ou le public. Imprimez les documents définitifs la veille.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif pour chaque conseiller, intervenant, agent et membre de l’organisation. Ajoutez 5 badges vierges afin de gérer les changements de dernière minute.
Pour une pause d’une heure, prévoyez environ 2 tasses de café ou de thé et 2 verres d’eau par personne. Remplissez les thermos juste avant l’ouverture et gardez une réserve d’eau accessible.
Testez chaque rallonge, multiprise, câble HDMI, écran et caméra avant l’installation des tables. Gardez au moins une rallonge et un câble HDMI de rechange pour éviter une interruption de présentation ou de diffusion.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une réunion du conseil municipal ?: Comptez une chaise par conseiller, intervenant et agent présent, puis ajoutez 10 à 15 % de places pour le public et les remplacements. Pour 30 personnes prévues, préparez donc environ 33 à 35 chaises.
Combien de dossiers faut-il imprimer pour le conseil municipal ?: Imprimez un dossier complet par conseiller, intervenant et agent qui doit suivre la séance. Ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires et terminez l’impression au plus tard la veille, après validation de la version définitive.
Quand tester le matériel audio et le livestream ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant la réunion, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, les haut-parleurs, la caméra, l’ordinateur, l’écran et chaque câble.
Combien de café et de verres faut-il prévoir pour une réunion ?: Pour une pause d’une heure, prévoyez environ 2 tasses de café ou de thé et 2 verres d’eau par personne. Ajoutez 10 % de gobelets ou de verres pour les invités imprévus et les remplacements.

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