Gedichtenavond organiseren: een complete checklist

Een gedichtenavond staat of valt met een rustig programma en verstaanbare voordrachten. Reserveer eerst de locatie, bepaal het thema en benader dichters voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en bezoekerslijst bij en leg de techniek tijdig vast. Op de dag zelf richt je de spreekplek, ontvangsttafel en zaal in, test je microfoons en speakers en ontvang je de voordragers voordat het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma en thema bepalen
2 personen
Dichters en voordragers benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma definitief maken
2 personen
Dichters en technicus bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Programma's en naambordjes printen
Apparatuur testen
2 personen
Locatiesleutels ophalen

Event

Ruimte openen en controleren
2 personen
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
Spreekplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Microfoons en voordrachten testen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Gedichtenavond begeleiden
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur en materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 50
Tafelsaantal 6
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Theelepelsaantal 50
Serveerplateausaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Poëziepostersaantal 8
Menubord
Pennenbakjesaantal 3
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afwasborstelsaantal 2
Afwasteiltjesaantal 2
Vuilnisbakkenaantal 3
Bezem en blik
Dweilset

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per dichter 8 tot 12 minuten spreektijd en houd daarna minimaal 2 minuten vrij voor wisselen, applaus of een korte toelichting. Zo loopt een programma met 8 voordragers niet direct uit.
Test de actieve speakers, draadloze microfoons, het mengpaneel en alle verlengkabels uiterlijk 2 uur voor aanvang. Neem minstens 1 reserve-microfoon of powerbank mee als de techniek dat toelaat.
Zet voor de ontvangst per 10 bezoekers ongeveer 1 waterglas, 1 kopje en 1 gebaksbordje klaar. Controleer de dieetwensen voordat je hapjes op schalen legt en zet koffie en thee pas kort voor de deuren opengaan.
Leg programma's, naamkaartjes en pennen uiterlijk 30 minuten voor de inloop klaar. Houd de definitieve volgorde ook op één geprinte versie bij voor de presentator en technicus.
Reserveer na afloop minstens 45 minuten voor afbouw en schoonmaak. Verzamel sleutels, apparatuur, tafelkleden en servies op vaste plekken en zet vuilnisbakken en afwasteiltjes klaar voordat het publiek vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een gedichtenavond voor te bereiden?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, het thema en het benaderen van dichters. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en maak het programma uiterlijk 7 dagen voor de avond definitief.
Hoeveel dichters passen er in een gedichtenavond van 2 uur?: Reken bij een programma van 2 uur op ongeveer 8 tot 10 dichters als iedereen 8 tot 10 minuten voordraagt. Trek 15 tot 20 minuten af voor ontvangst, pauze, wissels en afsluiting.
Wanneer moet je de geluidsapparatuur testen voor een gedichtenavond?: Test speakers, microfoons, mengpaneel en kabels minimaal 2 uur voor aanvang in de echte opstelling. Controleer daarna nog één keer het volume zodra de eerste spreker aanwezig is.
Hoeveel hapjes en drankjes heb je nodig voor een gedichtenavond?: Voor een avond van ongeveer 2 uur kun je rekenen op 2 tot 3 kleine hapjes per bezoeker en 2 drankjes per persoon. Zet daarnaast water klaar en tel koffie en thee apart op basis van de verwachte pauze- en ontvangstduur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.