Checklist pour organiser une soirée de poésie
Une soirée de poésie repose sur un programme bien calé, des intervenants confirmés et une salle prête à accueillir le public. Cette checklist regroupe les 42 tâches du projet, de la réservation du lieu jusqu’au rangement du matériel. Prévoyez notamment un temps dédié aux inscriptions, aux besoins alimentaires et aux essais du son. Le jour venu, gardez au moins 90 minutes pour installer les chaises, les micros, l’éclairage, la table d’accueil et les boissons avant l’arrivée des premiers invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le programme et le thème
2 personnes
Contacter des poètes et des réciteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les poètes et le technicien
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les programmes et les badges nominatifs
Tester l'équipement
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Événement
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager le lieu de prise de parole
2 personnes
Installer le matériel sonore
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Tester les microphones et les interventions
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Encadrer la soirée de poésie
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer l’équipement et le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 50
- Tablesqté 6
- Table de prise de parole
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettes à pâtisserieqté 50
- Cuillères à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Table de mixage
- Pieds de microqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Tire-bouchonsqté 2
Décoration
- Affiches de poésieqté 8
- Panneau du menu
- Pots à stylosqté 3
- Badges nominatifsqté 50
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
Nettoyage
- Brosses à vaisselleqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
- Poubellesqté 3
- Balai et pelle
- Kit de lavage
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et le thème au moins 4 à 6 semaines avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de contacter les poètes, les récitants et la personne chargée de la technique.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Cette information est souvent oubliée jusqu’au moment des achats.
- Finalisez le programme et confirmez chaque intervenant au plus tard 5 jours avant. Imprimez ensuite les programmes et les badges nominatifs à partir de la même version pour éviter les changements de dernière minute.
- Testez les microphones sans fil, la table de mixage, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture de la salle. Prévoyez au moins 30 minutes de test avec les intervenants si plusieurs lectures sont prévues.
- Mettez les boissons au frais et préparez le café et le thé 30 à 45 minutes avant l’accueil. Installez les amuse-bouches sur les plateaux seulement après avoir vérifié la circulation, les poubelles et l’espace réservé aux manteaux.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée de poésie ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, définissez le thème et contactez les poètes, puis envoyez les invitations dès que le programme provisoire est assez précis.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée de poésie ?
- Prévoyez au minimum 90 minutes sur place, et 2 heures si le son ou l’éclairage est utilisé pour la première fois. Ce créneau couvre l’installation des chaises et des tables, de l’espace de lecture, du matériel sonore, de l’accueil et des boissons.
- Quand confirmer les poètes et le programme ?
- Confirmez les poètes et le technicien environ 5 jours avant la soirée. Finalisez le programme à ce moment-là, puis imprimez les documents et mettez à jour la liste des visiteurs.
- Combien de boissons prévoir pour une soirée de poésie ?
- Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 verres par personne, en incluant l’eau et les autres boissons. Prévoyez aussi assez de café et de thé pour une tasse par personne, avec une petite réserve pour les intervenants et les personnes qui restent après les lectures.
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