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Gedichtabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gedichtabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verständlicher Akustik und einem Raum, in dem sich Gäste sofort zurechtfinden. Beginne früh mit der Reservierung, dem Thema und den Anfragen an Dichter und Vorleser. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du Programm und Technik endgültig bestätigst. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Bestuhlung, Sprecherbereich, Tonanlage, Empfang und Getränke. Diese Checkliste führt dich in der passenden Reihenfolge durch alle 42 Aufgaben und 33 benötigten Gegenstände.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Programm und Thema festlegen

    2 Personen

  • Dichter und Vorleser anfragen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Dichter und Techniker bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Programme und Namensschilder drucken

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

Event

  • Raum öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Sprecherbereich einrichten

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    2 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Mikrofone und Vorträge testen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Poetenabend begleiten

    2 Personen

  • Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Ausrüstung und Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 50
  • TischeAnz. 6
  • Rednertisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • TeelöffelAnz. 50
  • ServierplattenAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonständerAnz. 2
  • NotenständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

  • GedichtplakateAnz. 8
  • Speisetafel
  • StiftehalterAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Reinigung

  • SpülbürstenAnz. 2
  • SpülbeckenAnz. 2
  • MülleimerAnz. 3
  • Besen und Kehrblech
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Dichter, Vorleser und Techniker spätestens 14 Tage vor dem Gedichtabend. So bleibt Zeit, das Programm zu finalisieren und Änderungen an den Einladungen oder Namensschildern einzuarbeiten.
  • Plane für Technik und Raum mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Mikrofonständer sollten vor dem Einlass getestet werden, nicht erst während der ersten Lesung.
  • Aktualisiere die Besucherliste bis 3 Tage vorher und notiere Ernährungswünsche getrennt. Rechne bei Kaffee und Tee mit etwa 2 Tassen pro Gast, damit die Thermoskannen nicht direkt zu Beginn leer sind.
  • Hole den Standortschlüssel mindestens 30 Minuten vor dem geplanten Aufbau ab. Öffne den Raum zuerst, kontrolliere Stromanschlüsse und Fluchtwege und stelle danach Stühle, Tische und den Rednerbereich auf.
  • Richte den Empfangstisch vor dem Einlass vollständig ein: Programme, Namensschilder, Stiftehalter und eine Speisetafel gehören an einen gut sichtbaren Platz. Stelle Getränke kalt und Häppchen erst kurz vor Beginn auf die Servierplatten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gedichtabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location, dem Thema und den Anfragen an Dichter und Vorleser. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Gedichtabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Bestuhlung, Sprecherbereich, Tonanlage, Beleuchtung und Empfang ein. Für einen ersten Test von Lautsprechern, Funkmikrofonen und Mischpult solltest du zusätzlich 20 Minuten reservieren.
Wann muss das Programm für einen Gedichtabend feststehen?
Finalisiere das Programm spätestens 7 Tage vor dem Abend. Dann kannst du Programme drucken, Namensschilder vorbereiten und den Ablauf mit Dichtern und Technikern bestätigen.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Gedichtabend?
Rechne pro Gast für die ersten 2 Stunden mit etwa 2 bis 3 Getränken, zusätzlich zu Kaffee und Tee. Stelle Wasser schon beim Empfang bereit und fülle gekühlte Getränke spätestens 30 Minuten vor Einlass nach.

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