Wat heb je nodig voor een gebruikersconferentie?

Voor een gebruikersconferentie heb je meer nodig dan stoelen en een beamer. Je regelt techniek voor presentaties en vragen uit de zaal, servies voor koffie, water en catering en aparte materialen voor registratie en bewegwijzering. Stem aantallen af op de definitieve deelnemerslijst en tel sprekers en medewerkers mee. Controleer leveringen en test de techniek vóór de ontvangst van de eerste bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Sprekersstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 10
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 14
Naambadgehoudersaantal 110
Pennenaantal 120
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overvellenaantal 3
Stiftenaantal 24
Programmabordenaantal 6
Tafelnummersaantal 14
Kleefgumaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilo
- Zwarte thee - 8 dozen
- Kruidenthee - 4 dozen
- Cappuccinopoeder - 2 kilo
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 18 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroen - 3 kilo
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Tonic - 4 flessen
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Droge witte wijn - 18 flessen
- Droge rode wijn - 12 flessen
- Alcoholvrije wijn - 6 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Stokbrood - 18 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Roomboter - 2 kilo
- Hummus - 3 kilo
- Roomkaas - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Kalkoenfilet - 2 kilo
- Ei - 60 stuks
- Gemengde sla - 8 kilo
- Komkommer - 20 stuks
- Cherrytomaten - 6 kilo
- Paprika - 4 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Wortel - 4 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Mandarijnen - 6 kilo
- Gemengde noten - 3 kilo
- Walnoten - 1 kilo
- Rozijnen - 1 kilo
- Crackers - 12 pakken
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Olijven - 3 kilo
- Zongedroogde tomaten - 2 kilo
- Augurken - 2 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 2 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflook - 1 kilo
- Italiaanse kruiden - 3 potjes
- Pasta - 12 kilo
- Basmatirijst - 10 kilo
- Kipfilet - 18 kilo
- Vegetarische schnitzels - 5 kilo
- Groenteburgers - 4 kilo
- Roerbakgroenten - 14 kilo
- Broccoli - 8 kilo
- Champignons - 6 kilo
- Kokosmelk - 12 blikken
- Tomatenblokjes - 16 blikken
- Groentebouillon - 2 dozen
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Geraspte kaas - 3 kilo
- Yoghurt - 8 kilo
- Vanillevla - 8 liter
- Brownies - 120 stuks
- Mini-muffins - 120 stuks
- Slagroom - 4 liter
- Vers fruit voor dessert - 8 kilo
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 250 stuks
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Vaatwastabletten - 60 stuks
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flacons
- Papieren handdoeken - 12 pakken

Tips

Tel voor elk onderdeel het aantal deelnemers, sprekers en medewerkers apart op. Zo voorkom je dat er bij de lunch of koffiepauze te weinig borden, besteksets of waterglazen zijn.
Plan de techniekcontrole uiterlijk op de dag vóór de conferentie. Test de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels, presentatieklikker en alle draadloze microfoons samen.
Neem reserve-aansluitingen mee: leg meerdere verlengkabels en stekkerdozen klaar en houd USB-sticks en powerbanks achter de hand voor presentatoren.
Koel dranken pas nadat de definitieve levering is gecontroleerd. Gebruik koelboxen voor water en andere dranken wanneer er geen vaste koeling bij de locatie beschikbaar is.
Maak een aparte tafel voor registratie en materialen. Leg naamkaartjes, programma’s en een draaiboek klaar voordat deelnemers binnenkomen, zodat de ontvangst niet ophoudt door zoekwerk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een gebruikersconferentie?: Reken één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die tijdens de sessies zit. Voeg bij voorkeur 5 tot 10 procent reserve toe; bij 100 aanwezigen zijn dat 105 tot 110 stoelen.
Hoeveel waterglazen en koffiekopjes moet ik voorzien?: Voorzie minimaal één waterglas en één koffiekopje per deelnemer per koffieronde. Bij twee koffierondes en 100 deelnemers kom je uit op minstens 100 koffiekopjes en 100 waterglazen per ronde als je tussendoor afwast.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een gebruikersconferentie?: Leg minimaal een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels en presentatieklikker klaar. Voor vragen en panelgesprekken heb je daarnaast draadloze microfoons, microfoonstandaards, een mengpaneel en luidsprekers nodig.
Wanneer moet ik de spullen voor een gebruikersconferentie controleren?: Controleer gehuurd meubilair, servies en techniek uiterlijk één werkdag vooraf. Test op de locatie opnieuw zodra alles is aangesloten, bij voorkeur minstens 2 uur vóór de ontvangst van deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.