Conférence utilisateurs : la liste de courses complète

Pour une conférence utilisateurs, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut prévoir le matériel de présentation, les branchements, la vaisselle des pauses et les éléments pratiques pour l’accueil des participants. Cette liste vous aide à vérifier les quantités avant la livraison du traiteur et l’installation de la salle. Elle évite notamment les oublis de câbles, de multiprises, de badges ou de contenants pour les boissons.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Chaises des intervenantsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 130
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 130
Louchesqté 10
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 14
Supports de badges nominatifsqté 110
Stylosqté 120
Chevalets de conférenceqté 3
Feuilles de paperboardqté 3
Marqueursqté 24
Panneaux du programmeqté 6
Numéros de tableqté 14
Pâte adhésiveqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 6 kilos
- Thé noir - 8 cartons
- Tisane - 4 boîtes
- Poudre pour cappuccino - 2 kilos
- Sucre - 3 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 18 litre
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 3 kilos
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière - 8 caisses
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Vin blanc sec - 18 bouteilles
- Vin rouge sec - 12 bouteilles
- Vin sans alcool - 6 bouteilles
- Bulles - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 18 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Houmous - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Blanc de poulet fumé - 3 kilos
- Saumon fumé - 2 kilos
- Filet de dinde - 2 kilos
- Œufs - 60 pièces
- Salade mixte - 8 kilos
- Concombre - 20 pièces
- Tomates cerises - 6 kilos
- Poivrons - 4 kilos
- Oignon rouge - 2 kilos
- Carotte - 4 kilo
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 6 kilo
- Noix mélangées - 3 kilo
- Noix - 1 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Crackers - 12 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Olives - 3 kilos
- Tomates séchées au soleil - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 2 pots
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Ail - 1 kilo
- Herbes italiennes - 3 pots
- Pâtes - 12 kilos
- Riz basmati - 10 kilos
- Blanc de poulet - 18 kilos
- Escalopes végétariennes - 5 kilos
- Burgers de légumes - 4 kilos
- Légumes sautés - 14 kilo
- Brocoli - 8 kilo
- Champignons - 6 kilo
- Lait de coco - 12 boîtes
- Tomates en dés - 16 boîtes
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Parmesan - 2 kilos
- Fromage râpé - 3 kilo
- Yaourt - 8 kilos
- Crème à la vanille - 8 litres
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Crème fouettée - 4 litres
- Fruits frais pour le dessert - 8 kilo
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Comptez la vaisselle sur la base du nombre définitif de participants, puis ajoutez 10 % de marge : verres à eau, tasses à café, assiettes et couverts sont rarement livrés en quantité parfaitement ajustée.
Prévoyez au moins 2 rallonges et 2 multiprises pour une salle de conférence : le vidéoprojecteur, l’ordinateur, la table de mixage et les chargeurs ne seront pas toujours regroupés près d’une prise.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs et le cliqueur au plus tard la veille. Gardez les présentations sur 2 clés USB et sur l’ordinateur portable.
Pour les pauses, préparez au minimum 1 carafe d’eau pour 8 à 10 personnes et suffisamment de tasses pour chaque service. Les glacières doivent être disponibles avant la livraison des boissons à rafraîchir.
Imprimez les badges nominatifs et le programme après la clôture des inscriptions, idéalement 24 à 48 heures avant l’événement. Ajoutez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une conférence utilisateurs ?: Prévoyez au moins 1 verre à eau par participant et par service, avec une marge de 10 %. Pour une conférence d’une journée avec deux pauses et un déjeuner, comptez 3 à 4 verres par personne si le lavage n’est pas prévu.
Quel matériel technique faut-il acheter ou apporter pour une conférence ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un cliqueur, des microphones, des haut-parleurs, une table de mixage, des câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Testez l’ensemble 24 heures avant et emportez 2 clés USB contenant les présentations.
Combien de temps avant faut-il acheter les boissons et la vaisselle ?: Achetez ou confirmez la vaisselle et les boissons au moins 3 à 5 jours avant la conférence. Refroidissez les boissons le jour précédent et vérifiez les quantités après la clôture des inscriptions.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Préparez les badges nominatifs, le programme imprimé, des stylos si nécessaire et quelques exemplaires supplémentaires. Comptez 5 à 10 % de badges vierges ou de programmes en plus, à finaliser 24 à 48 heures avant l’accueil.

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