Was du für eine Benutzerkonferenz brauchst
Für eine Benutzerkonferenz brauchst du mehr als Beamer und Namensschilder. Plane Technik für Präsentationen, Sitzplätze, Getränke, Geschirr und Material für Registrierung und Ablauf getrennt. Bestätige die endgültige Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vorher, damit Catering, Drucksachen und Mengen zusammenpassen. Diese Einkaufsliste hilft dir, Lieferungen zu prüfen, Einkäufe zu sortieren und am Veranstaltungstag nichts Wesentliches zu vermissen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- RednerstühleAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 130
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 130
- ServierlöffelAnz. 10
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- ServierschalenAnz. 16
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschildhalterAnz. 110
- StifteAnz. 120
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartblätterAnz. 3
- StifteAnz. 24
- ProgrammschilderAnz. 6
- TischnummernAnz. 14
- KlebestiftAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- BesensetsAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 4
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Schwarzer Tee - 8 Packungen
- Kräutertee - 4 Kartons
- Cappuccinopulver - 2 Kilo
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Halbfette Milch - 18 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zitronen - 3 Kilo
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Tonic - 4 Flaschen
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Trockener Weißwein - 18 Flaschen
- Trockener Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Wein - 6 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 20 Kilo
- Baguettes - 18 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 3 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Putenfilet - 2 kilo
- Ei - 60 Stück
- Gemischter Salat - 8 kilo
- Gurke - 20 stuks
- Cherrytomaten - 6 kilo
- Paprika - 4 Kilo
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Karotte - 4 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 6 Kilo
- Mandarinen - 6 Kilo
- Gemischte Nüsse - 3 kilo
- Walnüsse - 1 Kilo
- Rosinen - 1 Kilo
- Cracker - 12 Packungen
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Salzstangen - 6 Tüten
- Oliven - 3 Kilo
- Getrocknete Tomaten - 2 Kilo
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 2 Gläser
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Olivenöl - 3 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauch - 1 Kilo
- Italienische Kräuter - 3 Gläser
- Pasta - 12 Kilo
- Basmatireis - 10 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 18 kilo
- Vegetarische Schnitzel - 5 Kilo
- Gemüseburger - 4 Kilo
- Wokgemüse - 14 Kilo
- Brokkoli - 8 kilo
- Champignons - 6 Kilo
- Kokosmilch - 12 Dosen
- Tomatenwürfel - 16 Dosen
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Parmesan - 2 Kilo
- Geriebener Käse - 3 Kilo
- Joghurt - 8 Kilo
- Vanillepudding - 8 Liter
- Brownies - 120 Stück
- Mini-Muffins - 120 Stück
- Schlagsahne - 4 Liter
- Frisches Obst als Dessert - 8 Kilo
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 250 Stück
- Rührstäbchen - 250 Stück
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Spender
- Papierhandtücher - 12 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Sitzplatz und zusätzlich zwei bis drei Stehplätze pro zehn Personen für Pausen ein. Rednerstühle und Barhocker solltest du nur einplanen, wenn sie im Raumkonzept wirklich gebraucht werden.
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser in Kannen bereit und kühle zusätzliche Getränke spätestens am Vorabend in Kühlboxen.
- Halte für Präsentationen mindestens einen Laptop, einen Beamer, eine Projektionsleinwand, ein HDMI-Kabel und einen Präsentationsklicker bereit. Teste jede Präsentation und die Funkmikrofone mindestens 60 Minuten vor Beginn.
- Bestelle Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl: Plane etwa 10 Prozent Reserve bei Tassen, Wassergläsern, Tellern und Besteck ein. Servierlöffel und Kaffeekannen werden häufig vergessen, obwohl sie beim Catering sofort benötigt werden.
- Drucke Namensschilder, Programm und Drehbuch erst nach der finalen Teilnehmerliste. Sortiere USB-Sticks, Powerbanks, Kabel und Präsentationsunterlagen am Vortag nach Einsatzort, damit während des Aufbaus nichts gesucht werden muss.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Benutzerkonferenz?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und anschließend etwa ein Getränk pro Stunde. Für eine vierstündige Konferenz sind damit ungefähr fünf bis sechs Getränke pro Person eine brauchbare Ausgangsmenge, zusätzlich zu Wasser.
- Wie viel Geschirr brauche ich für eine Benutzerkonferenz?
- Rechne bei Tassen, Wassergläsern, Tellern, Desserttellern und Besteck mit der endgültigen Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 50 Personen solltest du also rund 55 Stück je benötigter Geschirrart einplanen.
- Wann sollte ich die Technik für eine Benutzerkonferenz testen?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durch. Prüfe dabei Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher mit den echten Präsentationsdateien.
- Wann muss ich die Teilnehmerzahl für Catering und Einkäufe festlegen?
- Bestätige die endgültige Teilnehmerliste und die Cateringmengen spätestens sieben Tage vor der Konferenz. Drucksachen wie Namensschilder und Programm kannst du danach erstellen und am Vortag sortieren.
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