Zo organiseer je een gebiedsconferentie

Begin met het doel, de datum en het programma van de gebiedsconferentie. Reserveer daarna de locatie met passende zalen en leg sprekers, onderwerpen en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Via het aanmeldformulier verzamel je niet alleen deelnemers, maar ook dieetwensen en praktische informatie. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties testen, de definitieve deelnemerslijst maken en zorgen dat registratie, catering en routekaarten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier instellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
2 personen
11
Herinnering aan deelnemers sturen
12
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Programma's en routekaarten printen
2 personen
15
Presentaties verzamelen
16
Presentaties technisch controleren
2 personen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Zaalindeling uitzetten
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Cateringruimte inrichten
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
29
Presentaties opstarten
2 personen
30
Microfoons en geluid testen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
33
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

34
Registratiebalie bemannen
3 personen
35
Deelnemers ontvangen
3 personen
36
Naambadges uitreiken
2 personen
37
Koffie en thee serveren
3 personen
38
Opening begeleiden
2 personen
39
Sprekers begeleiden
2 personen
40
Presentaties bedienen
2 personen
41
Tijdschema bewaken
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Koffiepauze verzorgen
3 personen
44
Servies en glazen aanvullen
2 personen
45
Vragenronde begeleiden
2 personen
46
Pauzeruimte opruimen
2 personen
47
Borrelhapjes klaarzetten
3 personen
48
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
49
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
50
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
51
Tafels afruimen
4 personen
52
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
53
Afsluiting aankondigen
54
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

55
Restanten veilig verpakken
3 personen
56
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Keuken schoonmaken
3 personen
59
Zalen schoonmaken
4 personen
60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
5 personen
63
Locatie afsluiten
2 personen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
67
Facturen en bonnetjes verzamelen
68
Bedankbericht versturen
2 personen
69
Presentaties digitaal delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Kleedtafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 3
Wifi-router
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 120
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 10

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inhoud vóór je de uitnodiging maakt. Bevestig per spreker het onderwerp, de spreektijd en de benodigde apparatuur, zoals een laptop, projector, microfoon of presentatieklikker.
Open de inschrijving uiterlijk 4 tot 6 weken voor de conferentie. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen, zodat je niet vlak voor de cateringbestelling nog ontbrekende antwoorden hoeft na te jagen.
Stuur 7 dagen vooraf een herinnering met programma, route en aanvangstijd. Maak daarna de deelnemerslijst definitief en druk naambadges en programma’s met voldoende reserve-exemplaren.
Controleer presentaties minimaal 2 werkdagen vooraf op de gebruikte laptop. Test per zaal de projector, HDMI-kabel, stekkerdozen, microfoon, luidsprekers en wifi; een losse verloopkabel wordt vaak pas op de dag zelf gemist.
Werk op de locatie met een tijdschema voor opbouw. Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratietafel, cateringruimte en techniek, en zet materialen de dag ervoor of vroeg in de ochtend klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gebiedsconferentie organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en leg het programma en de sprekers vast; houd daarna 4 tot 6 weken over voor uitnodigingen en aanmeldingen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een gebiedsconferentie?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken voor de conferentie. Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, badges, catering en zaalindeling definitief kunt maken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een gebiedsconferentie?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw op locatie. Bij meerdere zalen of uitgebreide audiovisuele techniek is 3 tot 4 uur realistischer, inclusief het testen van presentaties en microfoons.
Wanneer controleer je de techniek voor een gebiedsconferentie?: Doe een eerste controle 2 werkdagen vooraf en een korte herhaling op de ochtend zelf. Test niet alleen de projector, maar ook HDMI-kabels, stekkerdozen, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers en de laptop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.