Organiser une conférence de zone, étape par étape

Une conférence de zone se prépare d’abord sur le papier, puis dans les détails qui conditionnent le déroulement de la journée. Commencez par fixer la date, le programme et les salles avant de solliciter les intervenants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de présentation doivent ensuite être suivis avec des échéances précises. Enfin, gardez une demi-journée pour l’installation, les tests techniques et la mise en place de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Paramétrer le formulaire d’inscription
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
2 personnes
11
Envoyer un rappel aux participants
12
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les programmes et les plans de parcours
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
5 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
29
Lancer les présentations
2 personnes
30
Tester les micros et le son
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
33
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

34
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Remettre les badges nominatifs
2 personnes
37
Servir le café et le thé
3 personnes
38
Accompagner l'ouverture
2 personnes
39
Accompagner les intervenants
2 personnes
40
Animer les présentations
2 personnes
41
Veiller au planning
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Assurer la pause café
3 personnes
44
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
45
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
46
Ranger la salle de pause
2 personnes
47
Préparer les amuse-bouches
3 personnes
48
Installer le buffet du dîner
4 personnes
49
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
50
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
51
Dégager les tables
4 personnes
52
Animer le cocktail networking
3 personnes
53
Annoncer la clôture
54
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

55
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
56
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer la cuisine
3 personnes
59
Nettoyer les salles
4 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Remettre le mobilier en place
5 personnes
63
Fermer le lieu
2 personnes
64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
67
Rassembler les factures et les reçus
68
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
69
Partager les présentations numériquement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables de maquillageqté 4
Chaises des intervenantsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Cliques de présentationqté 2
Microphonesqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 3
Routeur wifi
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 18
Porte-nomsqté 120
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 6
Panneaux directionnelsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les salles avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les intervenants, les sujets et les horaires.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant la conférence. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les besoins alimentaires, d’établir la liste définitive et de préparer les badges nominatifs.
Demandez les présentations au plus tard 5 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place, avec les câbles HDMI et les adaptateurs nécessaires.
Ne commandez pas le catering uniquement d’après le nombre d’inscrits. Ajoutez les intervenants et l’équipe d’organisation, puis prévoyez une solution pour les régimes alimentaires signalés avant la commande finale.
Réservez les dernières heures avant l’ouverture à l’installation : tables, chaises, table d’inscription, espace traiteur et porte-manteaux. Testez aussi les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises et le wifi avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence de zone ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les salles, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions, commander la restauration et vérifier le matériel technique.
Quand envoyer les invitations pour une conférence de zone ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez ensuite les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de finaliser les badges, les programmes et le catering.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au moins 5 jours avant la conférence. Gardez les fichiers rassemblés au même endroit et faites un test complet sur le projecteur, l’écran, l’ordinateur et le système audio utilisés sur place.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’accueil des participants, davantage si plusieurs salles sont utilisées. Ce créneau couvre l’agencement des tables et chaises, l’accueil, l’espace traiteur et les essais techniques.

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