Eine Gebietskonferenz Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gebietskonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Referenten und Einladungen koordinierst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik, Unterlagen und Catering. Plane außerdem genügend Zeit für den Aufbau ein: Registrierung, Bestuhlung, Präsentationstechnik und Verpflegung müssen vor dem Eintreffen der Gäste getestet sein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Anmeldeformular einrichten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen
2 Personen
11
Erinnerung an die Teilnehmer senden
12
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Programme und Streckenkarten drucken
2 Personen
15
Präsentationen sammeln
16
Präsentationen technisch prüfen
2 Personen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Location öffnen
2 Personen
22
Raumaufteilung aufbauen
3 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
25
Cateringbereich einrichten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
28
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
29
Präsentationen starten
2 Personen
30
Mikrofone und Ton testen
2 Personen
31
Beschilderung anbringen
2 Personen
32
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
33
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen

Event

34
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
35
Teilnehmende empfangen
3 Personen
36
Namensschilder ausgeben
2 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
38
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
39
Redner betreuen
2 Personen
40
Präsentationen betreuen
2 Personen
41
Zeitplan überwachen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Kaffeepause organisieren
3 Personen
44
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
45
Fragerunde moderieren
2 Personen
46
Pausenraum aufräumen
2 Personen
47
Snacks zum Aperitif bereitstellen
3 Personen
48
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
49
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
50
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
51
Tische abräumen
4 Personen
52
Networking-Event betreuen
3 Personen
53
Abschluss ankündigen
54
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

55
Reste sicher verpacken
3 Personen
56
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Küche reinigen
3 Personen
59
Räume reinigen
4 Personen
60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
63
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
64
Materialien zurückbringen
3 Personen
65
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
66
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
67
Rechnungen und Belege sammeln
68
Dankesnachricht versenden
2 Personen
69
Präsentationen digital teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
UmkleidetischeAnz. 4
RednerstühleAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-SticksAnz. 3
WLAN-Router
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
BlumenarrangementsAnz. 8
FahnenAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 4

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Sobald die Räume feststehen, kannst du Referenten verbindlich anfragen und Themen bestätigen.
Verschicke die Einladungen spätestens 4 Wochen vor der Konferenz und schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher. So bleibt Zeit, die endgültige Teilnehmerliste und Namensschilder zu erstellen.
Prüfe Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Sammle sie 3 bis 5 Tage vorher, öffne jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und teste Projektor, HDMI-Kabel, Klicker, Mikrofone und Lautsprecher.
Übermittle dem Catering die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher. Rechne bei Kaffee, Wasser und Geschirr nicht nur mit den angemeldeten Personen, sondern mit mindestens 5 Prozent Reserve.
Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor Beginn ein. Stelle Registrierungstisch, Tische und Stühle zuerst auf, richte danach Catering und Technik ein und führe anschließend einen vollständigen Probelauf durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gebietskonferenz organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Räume reservieren, Referenten bestätigen, Einladungen verschicken und technische Anforderungen klären.
Wann sollte die Anmeldung für eine Gebietskonferenz geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teilnehmerliste, Namensschilder, Programme, Streckenkarten und Catering verbindlich vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Gebietskonferenz?: Plane mindestens 2 Stunden für Raumaufteilung, Bestuhlung, Registrierungstisch, Catering und Technik ein. Für mehrere Räume oder umfangreiche Präsentationstechnik sind 3 Stunden realistischer.
Wann muss man die Präsentationen der Referenten prüfen?: Fordere die Präsentationen 3 bis 5 Tage vor der Konferenz an. Öffne jede Datei auf dem Veranstaltungs-Laptop und teste Bild, Ton, Projektor, HDMI-Verbindung und Präsentationsklicker.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.