Ganesh Chaturthi organiseren: checklist en planning

Een Ganesh Chaturthi vier je pas rustig als puja, ontvangst en eten op elkaar aansluiten. Leg eerst datum, programma, locatie en gebedsruimte vast en bevestig daarna het aantal gasten en hun dieetwensen. Bestel de Ganesh-murti, bloemen en decoratie op tijd; controleer ook of tafels, zitplaatsen, kookmateriaal en geluidsapparatuur beschikbaar zijn. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar boodschappen, voorbereiding en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en gebedsruimte bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Aantal gasten bevestigen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Benodigde materialen controleren
2 personen
Ganesh-murti bestellen
Bloemen en decoratie bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Kook- en serveerindeling maken
2 personen
Pujaprogramma afstemmen
2 personen
Muziek en gebeden selecteren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie delen
Route en ontvangstbord maken
Voorraad en houdbaarheid controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Droge ingrediënten sorteren
2 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Modakvulling voorbereiden
3 personen
Chutneys en sauzen maken
3 personen
Decoratie uitpakken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Gebedsaltaar opbouwen
3 personen
Ganesh-murti plaatsen
2 personen
Bloemen en slingers ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Pujabenodigdheden klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Thee en koffie voorbereiden
2 personen
Warme gerechten bereiden
5 personen
Modaks vullen en stomen
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Schoenen- en garderoberuimte beheren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Puja officieel openen
3 personen
Puja begeleiden
4 personen
Bloemen en offergaven uitdelen
3 personen
Prasad serveren
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
4 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
4 personen
Aarti uitvoeren
4 personen
Dankwoord en afsluiting
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
3 personen
Afval gescheiden verzamelen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
4 personen
Keukenapparatuur reinigen
3 personen
Buffet en tafels afbreken
4 personen
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
Locatie vegen en dweilen
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Koelvoorraad terugbrengen
2 personen
Meubilair retourneren
3 personen
Geluid en verlichting opruimen
2 personen
Restanten verdelen of doneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Pujamaterialen opbergen
2 personen
Locatie eindinspectie uitvoeren
2 personen
Borg en geleende spullen controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 12
Schoenenrekkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Kommetjesaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 120
Theeglazenaantal 80
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 15
Serveerschalenaantal 20
Waterkannenaantal 8

Keuken

Grote kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Vergietenaantal 4
Rijstkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 8
Serveertangenaantal 10
Aluminiumfolieaantal 4

Apparatuur

Kookplatenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 6

Decoratie

Ganesh-murti
Achtergronddoek
Kunstbloemenslingersaantal 12
Rangolipoederaantal 6
Offerbakjesaantal 20
Koperen kalash
Pujamat
Pujathaliaantal 2
Koperen diya'saantal 8
Koperen bel
Rode doekaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de puja vóór je de cateringindeling maakt. Zo weet je wanneer de gebedsruimte vrij moet blijven en wanneer buffet, thee en ontvangst kunnen plaatsvinden.
Bevestig het gastenaantal uiterlijk enkele dagen vóór de viering. Gebruik dat aantal voor rijst, groentegerechten, modakvulling, borden, bekers en zitplaatsen; houd alleen een kleine reserve aan.
Regel de Ganesh-murti, bloemen en decoratie vroeg en controleer bij ontvangst of alles compleet en onbeschadigd is. Decoratie uitpakken op de dag zelf kost tijd die je nodig hebt voor de keuken en ontvangst.
Verdeel kook- en serveertaken over meerdere vrijwilligers. Zet aparte mensen op ontvangst, puja, keuken, buffet, schoenenrekken en opruimen, zodat één persoon niet tegelijk gasten en eten hoeft te regelen.
Controleer de apparatuur vóór de viering: kookplaten, rijstkokers, warmhoudbakken, koelboxen, waterkokers en speakers moeten op de juiste plek staan en werken. Deel parkeerinformatie en de route vooraf en plaats op de dag zelf een ontvangstbord.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik Ganesh Chaturthi organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf met datum, programma, locatie en gastenlijst. Bestel de Ganesh-murti, bloemen en decoratie zodra de datum vaststaat en bevestig het aantal gasten enkele dagen vóór de viering.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor Ganesh Chaturthi?: Bereken de catering op basis van het bevestigde aantal gasten en hun dieetwensen, met ongeveer 10% reserve voor extra porties. Plan daarnaast aparte hoeveelheden voor puja-aanbiedingen, modak en drinken, zodat het buffet niet onverwacht tekortkomt.
Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor Ganesh Chaturthi?: Maak de taakverdeling uiterlijk 1 week vooraf en bevestig die 1 à 2 dagen voor het evenement. Wijs afzonderlijke vrijwilligers aan voor ontvangst, puja, koken, serveren, parkeren en opruimen.
Wat moet ik op de dag van Ganesh Chaturthi als laatste controleren?: Controleer 2 tot 3 uur vóór aankomst van de gasten de gebedsruimte, murti, bloemen, decoratie, tafels, stoelen, servies en geluidsapparatuur. Controleer daarna de gekoelde en houdbare voorraad, de warme gerechten en de route- en parkeerinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.