Boodschappenlijst voor een galeriebezoek

Voor een galeriebezoek met groep heb je meer nodig dan alleen entree en een route. Regel voor de ontvangst herkenbare materialen, geprinte informatie en voldoende spullen voor het aansluitende diner of drankje. Denk ook aan koelboxen, thermoskannen en herbruikbaar servies als deelnemers elkaar op een centraal punt ontmoeten. Met deze boodschappenlijst zie je wat je vooraf moet kopen of meenemen en wat vaak pas op de laatste dag wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Organisatie

Geprinte deelnemerslijstaantal 2
Geprinte programma'saantal 25
Routekaartenaantal 25
Naamstickersaantal 30
Balpennenaantal 6
Klembordenaantal 2
Enveloppenaantal 25

Meubilair

Opklaptafelsaantal 2
Opklapstoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Serveerbladenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 2
Flessenopenersaantal 2

Apparatuur

Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Handgelaantal 2

Catering

Boodschappen
- Spa Blauw - 24 flesjes
- Spa Rood - 12 flesjes
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Koffie - 2 pakken
- Thee - 2 dozen
- Melk - 4 liter
- Havermelk - 2 liter
- Suiker - 1 pak
- Zoetjes - 1 doosje
- Papieren servetten - 3 pakken
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Tortillachips - 3 zakken
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommer - 6 stuks
- Wortels - 2 kilogram
- Cherrytomaten - 2 kilogram
- Druiven - 2 kilogram
- Appels - 25 stuks
- Miniwraps - 50 stuks
- Jonge kaas - 1 kilogram
- Hummuswrapvulling - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 750 gram
- Vegetarische spread - 750 gram
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- IJsblokjes - 5 kilogram
- Keukenpapier - 2 rollen
- Afvalzakken - 1 rol
- Toiletpapier - 1 pak

Tips

Neem voor elke deelnemer een geprint programma mee en druk daarnaast minimaal 2 extra exemplaren af voor wijzigingen of onverwachte gasten. Bewaar de deelnemerslijst apart en neem voldoende balpennen mee voor registratie.
Leg per deelnemer een naamsticker klaar en neem minstens 10% extra mee. Dat voorkomt gedoe wanneer iemand zijn sticker kwijtraakt of een late aanmelding zich meldt.
Gebruik voor een ontvangst met drinken koelboxen en thermoskannen in plaats van losse flessen. Koel de dranken vooraf en neem per type drank een flessenopener mee als je flessen gebruikt.
Laad powerbanks volledig op en pak passende oplaadkabels in voordat de groep vertrekt. Reken op minimaal 1 powerbank per 5 deelnemers wanneer route, contact en programma vooral via telefoons lopen.
Stem boodschappen en servies af op het diner en het aantal aanmeldingen. Neem herbruikbare bekers, waterglazen, borden en besteksets mee, plus serveerbladen, afvalbakken, schoonmaakdoeken en handgel voor het ontvangstpunt.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een galeriebezoek met een groep?: Neem geprinte deelnemerslijsten en programma's, routekaarten, naamstickers, balpennen en klemborden mee. Voor ontvangst en catering heb je daarnaast servies, koelboxen of thermoskannen, flessenopeners en schoonmaakmateriaal nodig. Maak de definitieve aantallen op basis van de deelnemerslijst en neem voor printwerk en naamstickers ongeveer 10% extra mee.
Hoeveel programma's moet ik afdrukken voor een galeriebezoek?: Druk één programma per deelnemer af en voeg minimaal 2 extra exemplaren toe. Bij een groep van 20 personen betekent dat 22 programma's. Print uiterlijk de dag vóór het bezoek, nadat het galerieprogramma en de route zijn gecontroleerd.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een galeriebezoek?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van de duur en het weer. Neem daarnaast voldoende water mee en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor. Voor een groep van 20 personen komt dat neer op ongeveer 40 tot 60 drankjes voor het eerste uur.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een galeriebezoek doen?: Doe houdbare boodschappen en wegwerprisico's uiterlijk 2 dagen vooraf. Koop of koel verse dranken de dag ervoor en controleer op de ochtend zelf of servies, catering, routekaarten, powerbanks en oplaadkabels compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.