Einkaufsliste für den Galeriebesuch

Für einen Galeriebesuch mit Gruppe brauchst du mehr als Eintrittskarten und eine Anfahrtsbeschreibung. Plane Getränke für die gemeinsame Zeit, Material für Empfang und Teilnehmerliste sowie eine einfache Versorgung vor oder nach dem Besuch ein. Wie viel du einkaufst, hängt vor allem von der Gruppengröße und der Dauer ab. Die Liste hilft dir, Getränke zu kühlen, Unterlagen bereitzulegen und den Wechsel zum Abendessen ohne fehlende Kleinigkeiten zu organisieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Organisation

Gedruckte TeilnehmendenlisteAnz. 2
Gedruckte ProgrammeAnz. 25
RoutenpläneAnz. 25
NamensaufkleberAnz. 30
KugelschreiberAnz. 6
KlemmbretterAnz. 2
UmschlägeAnz. 25

Mobiliar

Klappische TischeAnz. 2
KlappstühleAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 30
Wiederverwendbare WassergläserAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Küche

ServiertablettsAnz. 3
KühlboxenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 2

Ausstattung

PowerbanksAnz. 3
LadekabelAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 2
PutzlappenAnz. 6
HanddesinfektionsgelAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Spa Blauw - 24 Fläschchen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Eistee - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Milch - 4 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 1 Packung
- Süßstoff - 1 Packung
- Papierservietten - 3 Packungen
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Tortilla-Chips - 3 Tüten
- Hummus - 4 Schalen
- Gurke - 6 Stück
- Karotten - 2 Kilogramm
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 2 Kilogramm
- Äpfel - 25 Stück
- Miniwraps - 50 Stück
- Junger Käse - 1 Kilogramm
- Hummus-Wrap-Füllung - 1 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 750 gram
- Vegetarischer Aufstrich - 750 Gramm
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Eiswürfel - 5 Kilogramm
- Küchenpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 1 Rolle
- Toilettenpapier - 1 Packung

Tipps

Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person ein, danach etwa ein weiteres Getränk pro Person und Stunde. Kaufe zusätzlich mindestens 10 Prozent Reserve, besonders wenn der Weg zur Galerie länger dauert.
Stelle pro teilnehmender Person ein Namensetikett und einen Kugelschreiber bereit. Drucke die Teilnehmerliste, Programme und Routenpläne spätestens am Vortag und nimm jeweils zwei zusätzliche Exemplare mit.
Für den Empfang reichen meist ein bis zwei Klapptische; kalkuliere bei einer größeren Gruppe etwa einen Tisch je 15 bis 20 Personen. Lege Umschläge, Klemmbretter und Unterlagen vor Beginn an einem festen Empfangspunkt aus.
Kühle Getränke mindestens vier Stunden vorher. Für Gruppen ab 10 Personen sind zwei Kühlboxen praktischer als eine große, weil eine Box während des Empfangs geschlossen bleiben kann.
Vergiss die Dinge für den Übergang zum Abendessen nicht: Powerbanks und passende Ladekabel, Handdesinfektionsgel sowie Abfallbehälter und Putzlappen verhindern, dass kleine Probleme unterwegs den Ablauf bremsen.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Galeriebesuch?: Rechne mit zwei bis drei Getränken pro Person für die erste Stunde und danach mit einem Getränk pro Person und Stunde. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein; bei 20 Personen sind für zwei Stunden also ungefähr 80 bis 90 Getränke sinnvoll.
Was muss ich für den Empfang der Gruppe kaufen?: Pro Person brauchst du ein Namensetikett und einen Kugelschreiber. Ergänze zwei Klemmbretter, einen Satz gedruckte Unterlagen plus 10 Prozent Reserve sowie je nach Gruppengröße ein bis zwei Klapptische.
Wie früh muss ich Getränke für den Galeriebesuch kühlen?: Kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor dem Empfang. Bei warmem Wetter oder großen Flaschen solltest du sie am Vorabend in die Kühlboxen legen und bis kurz vor der Abfahrt nachkühlen.
Wie viele Programme und Routenpläne soll ich drucken?: Drucke für jede angemeldete Person ein Programm und einen Routenplan. Nimm zusätzlich 10 Prozent Reserve mit, also zum Beispiel 22 Exemplare bei 20 Teilnehmenden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.