Que faut-il prévoir pour visiter une galerie en groupe ?

Une visite de galerie en groupe demande plus qu’une réservation : il faut aussi préparer l’accueil, le trajet, les boissons et le matériel du dîner. Cette liste vous aide à réunir les fournitures prévues sans oublier les détails souvent réglés trop tard. Prévoyez notamment les supports imprimés, les accessoires d’identification, le matériel de transport et les articles de service. Les quantités dépendent du nombre de participants confirmé.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Organisation

Liste imprimée des participantsqté 2
Programmes imprimésqté 25
Cartes d'itinéraireqté 25
Étiquettes nominativesqté 30
Stylos à billeqté 6
Presse-papiersqté 2
Enveloppesqté 25

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Verres à eau réutilisablesqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30

Cuisine

Plateaux de serviceqté 3
Glacièresqté 2
Thermosqté 2
Tire-bouchonsqté 2

Équipement

Batteries externesqté 3
Câbles de rechargeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 2

Catering

Courses
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Serviettes en papier - 3 paquets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Tortilla chips - 3 sacs
- Houmous - 4 barquettes
- Concombre - 6 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 25 pièces
- Mini-wraps - 50 pièces
- Fromage jeune - 1 kilogramme
- Garniture de wrap au houmous - 1 kilogramme
- Garniture de blanc de poulet - 750 grammes
- Tartinade végétarienne - 750 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Glaçons - 5 kilogrammes
- Essuie-tout - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 1 rouleau
- Papier toilette - 1 paquet

Conseils

Imprimez la liste des participants, les programmes et les cartes d’itinéraire au moins 24 heures avant le rendez-vous. Préparez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Prévoyez une étiquette nominative et un stylo par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Les inscriptions et les besoins alimentaires changent souvent jusqu’au dernier message.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant le départ et transportez-les dans les glacières. Utilisez les thermos pour les boissons chaudes afin de ne pas dépendre d’un accès immédiat à une cuisine.
Rassemblez les gobelets, verres à eau, assiettes, couverts et plateaux dans une caisse séparée. Comptez une pièce par personne, plus 10 % de rechange pour le dîner.
Chargez les batteries externes et vérifiez les câbles de recharge la veille. Gardez aussi le gel hydroalcoolique, les chiffons et les poubelles au point d’accueil pour pouvoir nettoyer rapidement.

Questions fréquentes

Combien de gobelets prévoir pour une visite de galerie ?: Prévoyez au minimum un gobelet réutilisable par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 20 personnes, emportez donc 22 gobelets.
Quand acheter les boissons pour une visite de galerie ?: Achetez-les 1 à 2 jours avant la visite afin de pouvoir les refroidir au moins 4 heures à l’avance. Vérifiez les quantités après la confirmation finale des participants.
Combien de programmes imprimer pour le groupe ?: Imprimez un programme par participant confirmé et ajoutez 2 à 3 exemplaires supplémentaires. Cette marge couvre les inscriptions tardives et les documents égarés.
Que faut-il emporter pour l’accueil le jour de la visite ?: Préparez la liste imprimée des participants, les étiquettes nominatives, des stylos, un presse-papiers et les cartes d’itinéraire. Regroupez ce matériel la veille et installez le point d’accueil 15 à 30 minutes avant l’arrivée du groupe.

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