Checklist voor een galerie open dag organiseren
Een galerie open dag vraagt om meer dan kunstwerken ophangen en bezoekers ontvangen. Je regelt vooraf de openingstijden, uitnodigingen, aanmeldingen, catering en de presentatie van elk werk. In de laatste week verschuift de aandacht naar prijslabels, informatieteksten, naamstickers en de indeling van de ruimte. Op de dag zelf moeten dranken gekoeld zijn, hapjes klaarstaan en bezoekers snel hun weg vinden. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online evenement aanmaken
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Drankkoeling reserveren
Muziekrechten controleren
Kunstwerken selecteren
2 personen
Kunstwerken transporteren
2 personen
Expositieruimte indelen
2 personen
Prijslabels afdrukken
Informatieteksten afdrukken
Gastenlijst controleren
Naamstickers voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Galerie grondig schoonmaken
3 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Informatietafel klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en zitplekken plaatsen
2 personen
Kunstwerken ophangen
3 personen
Prijslabels bevestigen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Team ontvangen en instrueren
Event
Deuren openen en gasten begroeten
3 personen
Gasten registreren
2 personen
Rondleidingen verzorgen
2 personen
Kunstenaars ontvangen
Kunstenaarsgesprekken begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Kunstwerken controleren
2 personen
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Galerie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Kleedtafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Gebaksbordjesaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
Decoratie
- Vaasjesaantal 12
- Bloemstukkenaantal 12
- Welkomstbord
- Kunstenaarsbordjesaantal 20
- Prijskaarthoudersaantal 40
- Naamstickersaantal 80
- Loperaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Laddersaantal 2
- Fotocamera
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkaraffenaantal 6
- IJsblokhoudersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 8
- Ledlichtsnoerenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de definitieve openingstijden uiterlijk enkele weken vooraf vast en publiceer ze tegelijk op de uitnodiging en het online evenement. Zo voorkom je dat bezoekers met verschillende tijden aankomen.
- Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk een week voor de open dag door aan de catering. Houd daarnaast water, koffie en thee apart van de hapjes klaar.
- Plan het transport en ophangen van kunstwerken niet op het laatste moment. Controleer per werk de plaats, het kunstenaarsbordje, de informatietekst en het bijbehorende prijskaartje voordat bezoekers binnenkomen.
- Maak de bezoekersroute eerst leeg en zet daarna tafels, stoelen, barkrukken en kapstokken op hun vaste plek. Test stekkerdozen, verlengkabels, koffiezetapparaten en speakers vóór de opening.
- Doe een laatste rondgang ongeveer 60 minuten voor aanvang: controleer de gastenlijst, naamstickers, welkomstbord, gekoelde dranken, hapjes, prijshouders en de informatietafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een galerie open dag organiseren?
- Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, openingstijden en uitnodigingen. Reserveer catering en drankkoeling zodra je een eerste inschatting van het bezoekersaantal hebt.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een galerie open dag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en ongeveer 4 tot 6 kleine hapjes per bezoeker. Pas de aantallen aan op de geplande openingsduur en het aantal bevestigde aanmeldingen.
- Wanneer moet ik prijslabels en informatieteksten maken?
- Maak ze uiterlijk 3 dagen voor de open dag, nadat de selectie en indeling van de kunstwerken definitief zijn. Controleer op de dag zelf of elk label bij het juiste werk hangt.
- Wat moet ik één uur voor de opening van een galerie controleren?
- Controleer de route, kunstwerken, prijskaartjes, naamstickers, gastenlijst, informatietafel en het welkomstbord. Zet ook gekoelde dranken, hapjes, glazen, kopjes en bestek klaar en test de stroom en muziek.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.