Checklist para una jornada de puertas abiertas en la galería

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Publica la fecha y el horario con varias semanas de antelación y envía las invitaciones después de crear el evento en línea. Así puedes gestionar las inscripciones y detectar cambios antes de encargar el catering.
• Cierra las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering. Para el primer tramo de la jornada, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y deja tiempo para enfriarlas en neveras portátiles.
• No esperes al día de apertura para preparar la exposición: transporta las obras, distribuye el espacio y cuélgalas antes del montaje final. Imprime también las etiquetas de precio y los textos informativos con antelación.
• Reserva las últimas 2 o 3 horas para limpiar a fondo la galería, montar mesas y asientos, preparar los aperitivos y colocar la mesa de información. La decoración y los carteles se colocan mejor cuando ya no hay cajas ni herramientas en circulación.
• Haz una revisión final con la lista de invitados, las etiquetas con nombres, los vasos, copas, tazas y platos. Comprueba también los altavoces, las regletas, los cables alargadores y la escalera antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que anunciar una jornada de puertas abiertas en una galería?

Publica la fecha y el horario al menos 3 o 4 semanas antes. Envía las invitaciones después y fija una fecha límite para las inscripciones unos 5 días antes, para poder confirmar el catering y las preferencias dietéticas.

¿Cuántas bebidas necesito para una jornada de puertas abiertas?

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la jornada. Enfría las bebidas como mínimo 3 horas antes, especialmente si utilizas neveras portátiles.

¿Cuándo hay que colgar las obras y colocar las etiquetas de precio?

Transporta y distribuye las obras al menos un día antes si es posible. Coloca las etiquetas de precio y los textos informativos después de colgar las piezas, y termina la revisión entre 2 y 3 horas antes de abrir.

¿Qué debo revisar justo antes de abrir la galería?

Entre 30 y 60 minutos antes, comprueba la lista de invitados, las etiquetas con nombres, la mesa de información, las bebidas frías y los aperitivos. Revisa también los cables, los altavoces, la iluminación y que las salidas permanezcan despejadas.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar la apertura de temporada del camping
• Checklist para organizar una Barbacoa del Día del Padre
• Checklist para organizar una boda al aire libre
• Checklist para organizar una boda bohemia