Checklist pour organiser une journée portes ouvertes de galerie

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une préparation en plusieurs étapes, pas seulement sur l’accrochage des œuvres. Commencez par annoncer la date et les horaires, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver le catering. La dernière semaine sert à finaliser la sélection, les textes, les étiquettes et le transport. Le jour même, prévoyez du temps pour nettoyer, installer l’espace, refroidir les boissons et mettre en place l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer un événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le refroidissement des boissons
Vérifier les droits musicaux
Sélectionner les œuvres d'art
2 personnes
Transporter les œuvres d’art
2 personnes
Aménager l’espace d’exposition
2 personnes
Imprimer les étiquettes de prix
Imprimer les textes d’information
Vérifier la liste des invités
Préparer les étiquettes nominatives
Faire les courses
2 personnes
Nettoyer la galerie en profondeur
3 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d’information
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les places assises
2 personnes
Accrocher les œuvres
3 personnes
Fixer les étiquettes de prix
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
Accueillir l'équipe et la briefer

Événement

Ouvrir les portes et accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Assurer les visites guidées
2 personnes
Accueil des artistes
Animer les échanges avec les artistes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Contrôler les œuvres
2 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la galerie
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Petits vasesqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux des artistesqté 20
Supports de prixqté 40
Étiquettes nominativesqté 80
Tapis rougeqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Échellesqté 2
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 4
Carafes d'eauqté 6
Supports pour glaçonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et les horaires plusieurs semaines à l’avance, puis envoyez un rappel quelques jours avant l’ouverture. Indiquez clairement les heures d’arrivée et de départ afin d’éviter les visites concentrées sur le même créneau.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et notez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant l’événement. Ce délai vous laisse le temps d’ajuster le catering et les quantités de boissons.
Terminez les textes d’information, les étiquettes de prix et les panneaux des artistes avant le jour du montage. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer rapidement une étiquette abîmée ou manquante.
Réservez le transport des œuvres et installez l’espace avant de préparer les tables d’accueil et les rafraîchissements. Gardez les boissons au frais assez tôt le jour même, surtout si elles doivent être servies dès l’ouverture.
Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour le nettoyage approfondi et l’installation finale de la galerie. Vérifiez ensuite les prises, rallonges, éclairages, assises, porte-manteaux et circulation des visiteurs avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de galerie ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de publier les horaires, gérer les inscriptions, réserver le catering et organiser le transport des œuvres.
Combien de temps prévoir pour installer une galerie avant l’ouverture ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures pour le nettoyage, l’aménagement de l’espace, l’accrochage, la signalétique et l’installation de l’accueil. Ajoutez du temps si les œuvres arrivent le même jour.
Quand réserver le catering pour une journée portes ouvertes ?: Réservez-le environ 2 semaines à l’avance, puis confirmez les quantités et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant. Vous éviterez ainsi de modifier le menu au dernier moment.
Que faut-il vérifier le matin de la journée portes ouvertes ?: Vérifiez les œuvres accrochées, les prix, les textes d’information, la liste des invités et la table d’accueil. Contrôlez aussi les boissons refroidies, les prises et les places assises au moins 30 minutes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.