Wat heb je nodig voor een galerie open dag?

Voor een galerie open dag heb je meer nodig dan alleen kunstwerken en hapjes. Bezoekers moeten hun jas kwijt kunnen, informatie en prijzen snel kunnen lezen en comfortabel iets kunnen drinken. Stem je hoeveelheden af op het aantal aanmeldingen en houd rekening met piekdrukte bij de opening. Met deze boodschappenlijst dek je ontvangst, catering, presentatie en praktische inrichting zonder op het laatste moment nog spullen te moeten zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Kleedtafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Vaasjesaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Kunstenaarsbordjesaantal 20
Prijskaarthoudersaantal 40
Naamstickersaantal 80
Loperaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laddersaantal 2
Fotocamera

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
IJsblokhoudersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Ledlichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 8 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Rode wijn - 4 flessen
- Bier - 48 flesjes
- IJsblokjes - 10 zakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Roomkaas - 1 kilogram
- Hummus - 1 kilogram
- Pesto - 4 potten
- Olijven - 2 kilogram
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 40 stuks
- Aardbeien - 2 kilogram
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute crackers - 8 pakken
- Kaaskoekjes - 6 pakken
- Miniquiches - 100 stuks
- Groentespiesjes - 80 stuks
- Brownies - 60 stuks
- Miniappelflappen - 60 stuks
- Vegan gebak - 20 stuks
- Glutenvrij gebak - 12 stuks
- Servetten - 250 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Schoonmaakdoekjes - 3 pakken
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker: combineer water en wijnglazen met koffie en thee. Zet gekoelde dranken minstens 2 uur voor opening klaar in koelboxen.
Voor hapjes is 4 tot 6 kleine porties per persoon een bruikbare richtlijn. Snijd alles vooraf op snijplanken en leg per 10 tot 15 gasten een serveerschaal met serveerlepel klaar.
Voorzie per verwachte bezoeker één naamsticker en druk 10% extra af. Leg de stickers op de informatietafel, samen met het welkomstbord en een aparte plek voor dieetwensen.
Plan minimaal één klaptafel voor ontvangst en één voor catering per 30 gasten. Neem per tafel een tafelkleed mee en gebruik prijskaarthouders zodat labels niet tussen bezoekers of kunstwerken verdwijnen.
Controleer vóór het ophangen of je voor elke wand een ladder, verlengkabel en stekkerdoos hebt waar dat nodig is. Test Bluetoothspeakers, koffiezetapparaten en waterkokers uiterlijk 1 uur voor opening.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een galerie open dag?: Reken op 1,5 water- of wijnglas per verwachte bezoeker als je tussendoor afwast. Zonder afwasmogelijkheid neem je 2 glazen per persoon plus 10% reserve; bij 50 gasten zijn dat 110 glazen.
Hoeveel hapjes moet ik kopen voor een galerie open dag?: Voor een open dag van ongeveer 2 uur kun je 4 tot 6 kleine hapjes per bezoeker aanhouden. Bij 40 bezoekers kom je dus uit op 160 tot 240 porties, verdeeld over meerdere serveerschalen.
Hoeveel naamstickers en informatiemateriaal moet ik voorbereiden?: Maak één naamsticker per aangemelde bezoeker en druk 10% extra af. Voor 60 aanmeldingen heb je 66 stickers nodig; druk daarnaast minstens één informatietekst per kunstwerk en 5 extra exemplaren voor veelgevraagde informatie.
Wanneer moet ik drank en hapjes klaarzetten voor de open dag?: Koel dranken minimaal 2 uur vooraf en zet hapjes 30 tot 45 minuten voor opening klaar. Plaats kwetsbare hapjes pas vlak voor de ontvangst op tafel, zodat ze niet uitdrogen of warm worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.