Que prévoir pour une journée portes ouvertes de galerie ?

Pour une journée portes ouvertes, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les visiteurs, servir le café, identifier les invités et présenter clairement les œuvres. Cette liste rassemble le matériel utile pour aménager la galerie, le buffet et l’espace d’information. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits au moins une semaine avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tables de maquillageqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Petits vasesqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux des artistesqté 20
Supports de prixqté 40
Étiquettes nominativesqté 80
Tapis rougeqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Échellesqté 2
Appareil photo

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 4
Carafes d'eauqté 6
Supports pour glaçonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Aspirateur

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes LEDqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Pesto - 4 pots
- Olives - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 40 pièces
- Fraises - 2 kilogram
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Biscuits salés - 8 paquets
- Biscuits au fromage - 6 paquets
- Mini-quiches - 100 pièces
- Brochettes de légumes - 80 pièces
- Brownies - 60 pièces
- Mini chaussons aux pommes - 60 pièces
- Gâteaux vegan - 20 pièces
- Pâtisseries sans gluten - 12 pièces
- Serviettes - 250 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes de nettoyage - 3 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis ajoutez une marge de 15 % pour éviter de manquer de verres à eau ou à vin.
Pour le café, comptez une machine ou une bouilloire pour 20 à 25 personnes afin d’éviter une file d’attente au moment de l’accueil. Achetez aussi suffisamment de tasses, d’assiettes et de couverts.
Réservez les tables, chaises, tabourets et portemanteaux au moins 7 jours à l’avance si vous les louez. Une galerie peut vite manquer de places assises lorsque les visiteurs restent pour échanger.
Préparez les supports de prix, les étiquettes nominatives et les panneaux d’information au moins 48 heures avant l’ouverture. Gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.
Testez les haut-parleurs, multiprises et rallonges la veille, puis gardez une rallonge de secours. Les câbles doivent rester hors des passages, surtout près de l’accueil et des œuvres exposées.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes de galerie ?: Prévoyez la vaisselle, les boissons, les en-cas, le mobilier d’accueil, les éléments de décoration et le matériel de présentation des œuvres. Faites l’inventaire définitif 7 jours avant l’événement.
Combien de verres prévoir par invité pour un vernissage ?: Comptez 2 à 3 verres par personne pour la première heure, selon que vous servez de l’eau et du vin. Ajoutez une marge d’environ 15 % pour absorber les pertes et les remplacements.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons non périssables 3 à 5 jours avant, puis refroidissez-les la veille. Les en-cas frais se préparent ou s’achètent idéalement le jour même, quelques heures avant l’ouverture.
Quel matériel faut-il prévoir pour présenter les œuvres ?: Prévoyez les supports de prix, les panneaux des artistes, les textes d’information et une échelle adaptée à l’accrochage. Vérifiez chaque étiquette au moins 48 heures avant l’accueil du public.

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