Galaconcert organiseren: checklist en planning

Een galaconcert vraagt om meer dan een podium en een programma. Je moet tegelijk de bezoekersregistratie, artiesten, muziekpartijen, zitplaatsen, ontvangst en techniek op elkaar afstemmen. Begin enkele weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen, zodat dieetwensen en reserveringen op tijd vaststaan. In de laatste dagen controleer je het programma, bereid je naambadges en catering voor en plan je de opbouw van podium, instrumenten en geluidsinstallatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Programma afdrukken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Artiestenlijst controleren
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie voorbereiden
2 personen
Kassa gereedmaken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Podium vrijmaken
3 personen
Instrumenten plaatsen
5 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Instrumenten stemmen
4 personen
Kleedkamers inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Cateringteam instrueren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma uitdelen
3 personen
Garderobe beheren
3 personen
Laatkomers begeleiden
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Muziekpartijen klaarleggen
2 personen
Podiumwissels begeleiden
4 personen
Microfoons bedienen
2 personen
Geluidsniveau bedienen
Lichtstanden bedienen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dieetgerechten apart houden
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Bezoekers afscheid nemen
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten afkoppelen
4 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Podium leegmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Overgebleven catering inpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Bar schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Sleutels retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 8
Kleedkamertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Garderoberekkenaantal 4
Barkrukkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Broodmessenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Podiumdelenaantal 12
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Muziekstandaardlampenaantal 20
Pianokruk
Metronomenaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12

Decoratie

Achterdoek
Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 180
Bloemstukkenaantal 12
Loper
Fotowand
Decoratieve zuilenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw ruim vóór de eerste repetitie. Reken tijd voor podiumdelen, instrumenten, muzieklessenaars, microfoonstatieven en het aansluiten van de geluidsmixer en luidsprekers.
Sluit de bezoekersregistratie niet af zonder dieetwensen te controleren. Leg de definitieve lijst naast de catering en zet bij de entreebalie naambadges en het programma klaar.
Maak de zitplaatsen pas definitief nadat reserveringen zijn bevestigd. Houd rekening met een duidelijke looproute naar entree, garderobe, toiletten en eventuele buffettafels.
Zet gekoelde dranken en hapjes niet pas bij aanvang klaar. Gebruik koelboxen voor tijdelijke opslag en plaats glazen, borden, bestek, serveerbladen en serveertangen vooraf per uitgiftepunt.
Test alle microfoons en luidsprekers vóór de zaal opengaat. Controleer daarnaast of elke artiest de juiste muziekpartij heeft en of de podiumindeling overeenkomt met de definitieve artiestenlijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een galaconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, reserveringen en de artiestenlijst. Plan de technische en fysieke opbouw uiterlijk 1 dag van tevoren of vroeg op de concertdag.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een galaconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie minimaal 7 dagen vóór het concert. Geef de definitieve aantallen daarna aan de catering door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek van een galaconcert te testen?: Reserveer minstens 2 uur voor het opbouwen en testen van geluidsmixer, luidsprekers, microfoons en statieven. Plan daarna nog 30 minuten voor een korte controle met de artiesten.
Wanneer zet ik drank en catering klaar voor een galaconcert?: Zet servies, tafels en niet-bederfelijke hapjes 1 tot 2 uur vooraf klaar. Zet gekoelde dranken zo laat mogelijk koud, bij voorkeur 30 tot 60 minuten vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.