Checklist pour organiser un concert de gala

Un concert de gala demande de coordonner les invités, les artistes, l’accueil, le repas et la technique sans laisser la scène au dernier moment. Ce plan rassemble 81 tâches et 55 fournitures, de l’envoi des invitations au branchement des microphones. Commence par confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires, puis verrouille le programme, les places et la configuration de la salle. Le jour J, garde une personne dédiée à l’accueil et une autre au suivi technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des artistes
Rassembler les partitions
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le comptoir d'accueil
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Dégager la scène
3 personnes
Installer les instruments
5 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accorder les instruments
4 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer le programme
3 personnes
Gérer le vestiaire
3 personnes
Accompagner les retardataires
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Préparer les partitions musicales
2 personnes
Coordonner les changements de scène
4 personnes
Gérer les micros
2 personnes
Gérer le niveau sonore
Gérer les réglages d’éclairage
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Garder les plats diététiques à part
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
Assurer la remise au vestiaire
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Débrancher les instruments
4 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Vider la scène
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Emballer les restes du catering
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le bar
3 personnes
Nettoyer la salle
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rendre les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables de réceptionqté 4
Tables de buffetqté 8
Tables de logeqté 4
Portants à vêtementsqté 3
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Louchesqté 12
Couteaux à painqté 4
Planches à découperqté 6
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Console de mixage
Haut-parleursqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Lampes de pupitreqté 20
Tabouret de piano
Métronomesqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes d'ambianceqté 12

Décoration

Fond de scène
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 180
Compositions floralesqté 12
Tapis rouge
Mur photo
Colonnes décorativesqté 4

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires dès l’inscription et transmets le nombre final au traiteur au moins 5 jours avant le gala. Prévois aussi les assiettes, couverts, verres et plateaux de service correspondant au nombre de convives.
Imprime le programme et prépare les badges nominatifs avant l’ouverture des portes. Vérifie une dernière fois la liste des artistes et rassemble les partitions au plus tard la veille.
Dessine la configuration de la scène avant d’installer les éléments de podium, les pupitres et les instruments. Laisse des passages libres pour les artistes et vérifie que chaque microphone dispose d’un pied adapté.
Installe le vestiaire et le comptoir d’accueil avant l’arrivée du public, avec les portants, les badges et la liste des inscriptions à portée de main. Une personne doit pouvoir traiter rapidement les absences ou les changements de place.
Teste la console de mixage, les haut-parleurs et les microphones plusieurs heures avant le concert. Garde une marge d’au moins 60 minutes pour corriger un câble, un niveau sonore ou un instrument oublié.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un concert de gala ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant, afin de confirmer les réservations et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la scène et la sonorisation ?: Réserve au moins 3 heures pour dégager la scène, installer les instruments, les pupitres, les haut-parleurs et les microphones. Ajoute ensuite 60 minutes pour les essais sonores et les réglages.
Quand imprimer le programme du concert de gala ?: Imprime le programme 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière vérification de la liste des artistes et de l’ordre des morceaux. Garde quelques exemplaires vierges ou supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Combien de boissons prévoir pour un concert de gala ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil et prévois des verres à vin et à eau séparés.

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