Gala-Konzert organisieren: die Checkliste

Ein Gala-Konzert braucht zwei Abläufe gleichzeitig: Das Publikum soll sich am Eingang, im Saal und beim Catering orientieren können, während Künstler, Noten und Technik rechtzeitig bereitstehen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldungen und Reservierungen. In der letzten Woche klärst du Programm, Sitzplätze, Künstlerliste und Verpflegung. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein vorbereiteter Empfang und ein vollständiger Bühnencheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen bestätigen
Programm drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Künstlerliste prüfen
Musikpartituren sammeln
2 Personen
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Sitzplätze einteilen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Eingangstheke vorbereiten
2 Personen
Kasse vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühne freiräumen
3 Personen
Instrumente aufstellen
5 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Instrumente stimmen
4 Personen
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Cateringteam instruieren
2 Personen

Event

Künstler empfangen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Programm verteilen
3 Personen
Garderobe verwalten
3 Personen
Spätankömmlinge begleiten
2 Personen
Künstler betreuen
2 Personen
Auftritte ankündigen
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
Bühnenwechsel begleiten
4 Personen
Mikrofone bedienen
2 Personen
Lautstärke regeln
Lichtstimmungen steuern
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Diätgerichte getrennt halten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
2 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Ausgabe an der Garderobe organisieren
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente abkoppeln
4 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
3 Personen
Bühne freiräumen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
3 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Bar reinigen
3 Personen
Saal reinigen
5 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Garderobe aufräumen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Ausrüstung sicher verstauen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Schlüssel zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
EmpfangstischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 8
UmkleidetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 4
BarhockerAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 180
WassergläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
TortenplattenAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
BrotmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherstativeAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
NotenpulteAnz. 35
Dirigentenpult
NotenständerlampenAnz. 20
Klavierhocker
MetronomeAnz. 2

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12

Dekoration

Hintergrundvorhang
TischdeckenAnz. 12
StuhlhussenAnz. 180
BlumenarrangementsAnz. 12
Läufer
Fotowand
Dekorative SäulenAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und erfasse Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
Plane den Saal nicht erst am Veranstaltungstag: Teile Sitzplätze, Bühne, Eingang, Garderobe und Catering vorher auf und markiere die Bereiche vor dem Aufbau. So bleiben Fluchtwege und Durchgänge frei.
Prüfe Künstlerliste, Musikpartituren und Bühnenaufteilung spätestens 3 Tage vorher. Lege fest, wo Instrumente, Notenständer, Mikrofonständer und Lautsprecher stehen, bevor die Technik aufgebaut wird.
Kühle Getränke einige Stunden vor dem Einlass und stelle Gläser, Teller und Besteck getrennt nach Empfang, Buffet und Getränkestation bereit. Für Kaffee und heißes Wasser brauchst du zusätzlich einen festen Platz für Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen.
Führe vor dem Einlass einen 30-minütigen Komplettcheck durch: Mikrofone testen, Beschallungsanlage einschalten, Kasse und Programm bereitlegen, Garderobe besetzen und Snacks sowie Catering kontrollieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Gala-Konzert einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Sitzplätze, Catering und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
Wann sollte die Sitzplatzverteilung für ein Gala-Konzert fertig sein?: Schließe die Sitzplatzverteilung spätestens 7 Tage vor dem Konzert ab. Drucke danach Programm und Namensschilder und halte eine aktuelle Liste am Eingang bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für Bühne und Tontechnik?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Bühne, Instrumente, Notenständer, Lautsprecher und Mikrofone ein. Reserviere zusätzlich 30 bis 60 Minuten für Soundcheck und Korrekturen.
Wann sollte man Getränke und Catering für ein Gala-Konzert vorbereiten?: Stelle Getränke einige Stunden vor dem Einlass kalt und bereite Snacks sowie Geschirr am selben Tag vor. Das Catering sollte spätestens 30 Minuten vor Beginn vollständig bereitstehen.

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