Galabal organiseren: checklist en planning

Een galabal vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie locatie en formele kleding. Je regelt tegelijk een gastenlijst, aanmeldingen, dieetwensen, tafelschikking, catering, dranken, muziek en de inrichting van de zaal. Begin met de uitnodigingen en reserveringen, werk daarna de aantallen en indeling uit en plan de opbouw in vaste blokken. Controleer uiterlijk een week vooraf alle benodigdheden; op de dag zelf moeten garderobe, entree, tafels, buffet en koeling elkaar zonder vertraging opvolgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menu en aantallen bepalen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Drankeninkoop plannen
Muziek afstemmen
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Locatie-indeling uitwerken
2 personen
Reserveringen maken
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Decoratie klaarleggen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Drankpunten inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen
Briefing cateringteam
5 personen
Briefing opruimteam
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Garderobe beheren
2 personen
Aperitief serveren
4 personen
Welkomstdrank aanbieden
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Diner serveren
6 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Dansvloer begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Muziek afsluiten

Nazorg

Decoratie verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Borg en sleutels afhandelen
Foto's en eigendommen archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Buffettafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Champagneglazenaantal 110
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10
Karaffenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenaantal 220
Tafellopersaantal 12
Ledlichtslingersaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Naamkaartjesaantal 110
Menukaartenaantal 12
Welkomstbord
Fotowand

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Noodlampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Registratie

Registratietafel
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 20
Gastenlijstmappenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur uitnodigingen uiterlijk 6 tot 8 weken voor het galabal en sluit de aanmelding ongeveer 3 weken vooraf. Zo houd je tijd over om dieetwensen, bevestigingen en de tafelschikking te verwerken.
Plan per gast 2 tot 3 drankjes voor het eerste uur en ongeveer 1 drankje per uur daarna. Tel alcoholvrije opties apart mee en koel de eerste voorraad minimaal 4 uur vooraf.
Maak de zaalindeling minstens 2 weken vooraf op papier: zet eettafels, cocktailtafels, buffet, dansruimte en garderobe vast. Reserveer daarnaast 10 tot 15% extra ruimte rond entree en buffet voor doorloop.
Leg naamkaartjes, menukaarten, tafelkleden en tafeldecoraties per tafel klaar voordat het dekken begint. Maak ook een aparte doos voor entree, garderobe en welkomstbord, zodat deze spullen niet tussen de catering verdwijnen.
Werk op de dag zelf met een opbouwschema van minimaal 4 uur. Zet eerst tafels, stoelen en garderoberekken neer, bouw daarna buffet en decoratie op en koel de dranken voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een galabal organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met locatie, gastenlijst en uitnodigingen. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen, dieetwensen, tafelschikking, catering en een controle van alle benodigdheden.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een galabal?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast per gast meerdere glazen water en houd alcoholvrije drank apart beschikbaar.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een galabal?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor het galabal. Werk de definitieve versie uiterlijk 3 dagen vooraf bij en leg naamkaartjes en menukaarten per tafel klaar.
Hoeveel tijd heb je nodig om een galabal op te bouwen?: Plan minimaal 4 uur voor de opbouw van zaal, garderobe, tafels, buffet, decoratie en techniek. Open de locatie eerst voor meubilair en indeling; plan het buffet en de laatste tafeldekking pas daarna.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.