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Galaabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Galaabend steht und fällt mit der Vorbereitung im Detail. Plane zuerst Gästeliste, Einladungen und Rückmeldungen, bevor du Sitzordnung, Menü und Mengen festlegst. Danach folgen Catering, Getränke, Musik, Licht und die Raumaufteilung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablauf für Kontrolle am Eingang, Bestuhlung, gedeckte Tische, Buffet und gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menü und Mengen festlegen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränkeeinkauf planen

  • Musik abstimmen

    2 Personen

  • Lichtplan erstellen

    2 Personen

  • Raumaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekoration bereitlegen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Briefing des Empfangsteams

    4 Personen

  • Briefing des Cateringteams

    5 Personen

  • Briefing des Reinigungsteams

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Willkommensdrink anbieten

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    6 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

  • Musik abschalten

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Möbel abbauen

    5 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Garderobe aufräumen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Vorräte zurückbringen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

  • Fotos und Eigentum archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • CocktailtischeAnz. 8
  • EsstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 100
  • GarderobenständerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 110
  • DesserttellerAnz. 110
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • ChampagnergläserAnz. 110
  • KaffeetassenAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 110
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierzangenAnz. 10
  • KaraffenAnz. 16

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • ServiettenAnz. 220
  • TischläuferAnz. 12
  • LED-LichterkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 150
  • BallonbandAnz. 2
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdekorationenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 110
  • SpeisekartenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • Fotowand

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • NotlampenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhalteschalenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • KüchenwaagenAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Registrierung

  • Registrierungstisch
  • NamensaufkleberAnz. 120
  • StifteAnz. 20
  • Mappen für die GästelisteAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Setze einen festen Termin für Rückmeldungen, etwa 14 Tage vor dem Galaabend. Erst danach lassen sich Ernährungswünsche, Tischordnung und die endgültigen Menü- und Getränkemengen zuverlässig festlegen.
  • Plane den Getränkevorrat getrennt nach Empfang, Essen und späterem Abend. Für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert; Wasser und alkoholfreie Getränke sollten von Anfang an sichtbar bereitstehen.
  • Prüfe das Geschirr nicht nur nach Stückzahl, sondern nach Funktion: Dinner- und Dessertteller, Besteck, Wasser-, Wein- und Champagnergläser sowie Servierlöffel und Zangen müssen zum Menü passen. Rechne bei zerbrechlichen Teilen mit etwa 10 Prozent Reserve.
  • Ordne den Aufbau nach Bereichen: zuerst Tische und Stühle, dann Tischdecken, Läufer und Dekoration, anschließend Geschirr und Speisekarten. Buffetische, Servierschalen und Karaffen sollten spätestens 60 Minuten vor dem Empfang einsatzbereit sein.
  • Plane die vergessenen Ankunftsdinge separat: Garderobenständer, Kleiderbügel, Namensschilder und ein Willkommensschild. Öffne die Location mindestens 3 Stunden vorher, damit Aufbau, Getränkekühlung und ein letzter Materialcheck nicht mit dem Eintreffen der Gäste kollidieren.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Galaabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location, Reservierungen und Einladungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend abgeschlossen sein.
Wann verschickt man Einladungen für einen Galaabend?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Galaabend. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Catering, Sitzordnung und Getränke rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Geschirr braucht man für einen Galaabend?
Plane pro angemeldeter Person mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller und ein Besteckset ein. Bei Gläsern richtet sich die Zahl nach dem Ablauf; mit 10 Prozent Reserve vermeidest du Engpässe durch Nachdecken oder Bruch.
Wann sollte der Aufbau am Galaabend beginnen?
Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor dem Empfang. Tische und Stühle sollten zuerst stehen, während Buffet, Getränke, Dekoration und die Eingangskontrolle spätestens 30 bis 60 Minuten vor Beginn fertiggestellt werden.

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