Checklist voor een goed georganiseerde franchiseconferentie

Een franchiseconferentie vraagt om meer dan een programma en een gereserveerde zaal. Je regelt tegelijk sprekers, techniek, catering, hotelkamers, beursstands en de registratie van deelnemers. Begin met datum, locatie en programma, en werk daarna toe naar uitnodigingen, drukwerk en presentaties. Deze checklist helpt je om afhankelijkheden op tijd te zien, zoals dieetwensen, HDMI-kabels, routeborden en badges.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Conferentiedatum vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Techniek reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Beursstands indelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Hotelkamers bevestigen
Parkeerinformatie versturen
Programma publiceren
2 personen
Naamkaartjes ontwerpen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Drukwerk bestellen
Routeborden maken
Badges printen
2 personen
Conferentiemappen vullen
3 personen
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Registratiebalie opstellen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Beursstands opbouwen
4 personen
Podiumruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Conferentiemappen klaarleggen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Briefing ontvangstteam houden
4 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Badges uitdelen
2 personen
Welkomstkoffie serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Programma aankondigen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Microfoons beheren
Dranken bijvullen
3 personen
Koffiepunt aanvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Beursstands begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opstellen
4 personen
Dinerbuffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
Glazen en servies verzamelen
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Cateringresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bedankmail versturen
Facturen controleren
Presentaties delen
Deelnemerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Conferentietafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Registratietafelaantal 2
Sprekersstoelenaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2
Statafelsaantal 10

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
VGA-adaptersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4
Kabelgotenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 150
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10
Karaffenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Naambordhoudersaantal 120
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Standbordjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de conferentiedatum, locatie en het programma eerst vast. Pas daarna kun je sprekers definitief bevestigen, catering reserveren en uitnodigingen met correcte tijden en routegegevens versturen.
Open het aanmeldformulier zodra het programma en de locatie bekend zijn. Vraag daarin direct naar dieetwensen, hotelbehoefte en parkeerinformatie, zodat je niet in de laatste week achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Plan een aparte techniekcontrole voor de beamer, het projectiescherm, de laptop, microfoons en luidsprekers. Test presentaties vooraf en leg HDMI-kabels, VGA-adapters, verlengkabels en stekkerdozen klaar.
Bevestig leveringen en beursstands enkele dagen voor de conferentie. Controleer of registratietafel, naamkaartjes, badges, conferentiemappen en routeborden op de juiste plek en tijd beschikbaar zijn.
Maak een draaiboek voor de congresdag met contactpersonen en tijden voor opbouw, registratie, catering, presentaties en afbouw. Neem ook powerbanks, kabelgoten en een plan voor wijzigingen door slecht weer op.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een franchiseconferentie organiseren?: Leg de datum en locatie bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf vast. Reserveer daarna zo snel mogelijk catering, techniek en hotelkamers, omdat deze onderdelen de planning beperken.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een franchiseconferentie?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 tot 12 weken vooraf, zodra programma, locatie en aanmeldformulier klaar zijn. Sluit de inschrijving uiterlijk 1 tot 2 weken voor het evenement als je aantallen voor catering en badges moet doorgeven.
Hoeveel tijd heb ik nodig om presentaties en techniek te controleren?: Verzamel de presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer ze op laptop, beamer en projectiescherm. Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor de volledige geluid- en beeldtest.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een franchiseconferentie?: Reserveer de catering zodra je een realistische deelnemersinschatting hebt, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en geef het definitieve aantal en de bijzonderheden 7 dagen voor de conferentie door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.