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Franchisekonferenz organisieren: die komplette Checkliste

Eine Franchisekonferenz braucht früh klare Zuständigkeiten, weil Programm, Referenten, Aussteller, Technik und Catering voneinander abhängen. Lege zuerst Termin, Veranstaltungsort und Ablauf fest und öffne danach die Anmeldung. In den letzten Wochen geht es vor allem um Teilnehmerdaten, Hotel- und Parkinformationen, Präsentationen sowie Drucksachen. Am Veranstaltungstag entscheidet eine vorbereitete Registrierung mit Namensschildern, Konferenzmappen und getesteter Technik über den reibungslosen Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konferenztermin festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    3 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Technik reservieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Messestände einteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Hotelzimmer bestätigen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Namensschilder entwerfen

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Drucksachen bestellen

  • Wegweiser erstellen

  • Badges drucken

    2 Personen

  • Konferenzmappen füllen

    3 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik abholen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Registrierungstheke aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Messestände aufbauen

    4 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Konferenzmappen bereitlegen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam durchführen

    4 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Programm ankündigen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffeeausgabe auffüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Messestände betreuen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abendbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Networking-Empfang betreuen

    4 Personen

  • Gläser und Geschirr einsammeln

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Cateringreste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Catering aufräumen

    2 Personen

  • Dankesmail versenden

  • Rechnungen prüfen

  • Präsentationen teilen

  • Teilnehmerliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KonferenztischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • BiertischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 6
  • RegistrierungstischAnz. 2
  • RednerstühleAnz. 6
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • StehtischeAnz. 10

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LaptopAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VGA-AdapterAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 10
  • KaraffenAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 20
  • NamensschildhalterAnz. 120
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • StandbeschilderungAnz. 12
  • StiftehalterAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • BrotkörbeAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten und Programm mindestens 8 bis 10 Wochen vor der Konferenz. Frage dabei direkt nach Vortragstitel, Präsentationsformat und technischen Anforderungen, damit die Inhalte rechtzeitig geprüft werden können.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vorher und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Hotelbedarf und Parkinformationen. Prüfe die Anmeldungen anschließend mindestens zweimal pro Woche.
  • Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch, Namensschilder und Konferenzmappen ein. Lege die Unterlagen alphabetisch bereit und stelle zusätzlich Stifte, Powerbanks sowie eine Liste für kurzfristige Änderungen bereit.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, VGA-Adapter, Mikrofone und Lautsprecher am Vortag gemeinsam mit der verantwortlichen Person. Halte mindestens ein passendes Ersatzkabel und Verlängerungskabel griffbereit, statt die Technik erst beim Einlass aufzubauen.
  • Bestätige Lieferungen, Catering und Messestände 3 bis 5 Tage vor Beginn noch einmal schriftlich. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Wegweiser und die Anordnung von Konferenztischen, Buffetischen und Stehtischen, damit Aufbau und Orientierung nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Franchisekonferenz planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Termin, Location, Programmrahmen, Referenten, Catering und Technik sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Franchisekonferenz starten?
Öffne das Anmeldeformular etwa 6 Wochen vor der Konferenz. Setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor Beginn, damit Ernährungswünsche, Hotelzimmer und Namensschilder noch bearbeitet werden können.
Wie viele Präsentationen sollte man vor der Konferenz prüfen?
Sammle alle Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und prüfe jede Datei auf Format, Ton, Videos und Lesbarkeit. Bitte fehlende oder fehlerhafte Dateien spätestens 3 Tage vor Beginn nach.
Wann müssen Technik und Konferenzunterlagen bereit sein?
Baue die Technik am Vortag auf und führe einen vollständigen Test durch. Drucke Badges und fülle die Konferenzmappen spätestens am Tag vorher, damit am Einlass nur noch die Ausgabe und Nachmeldungen bleiben.

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