Checklist pour organiser une conférence de franchise

Une conférence de franchise demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les exposants et l’accueil des participants. Commencez par fixer la date et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, la technique et la logistique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, les livraisons, les badges et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les 80 tâches et 60 fournitures à prévoir pour ne rien laisser au hasard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de la conférence
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Réserver le lieu
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la technique
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Aménager les stands du salon
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les chambres d'hôtel
Envoyer les infos de parking
Publier le programme
2 personnes
Concevoir les badges nominatifs
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Commander les imprimés
Créer les panneaux de direction
Imprimer les badges
2 personnes
Remplir les dossiers de conférence
3 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les stands du salon
4 personnes
Aménager l’espace de scène
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les dossiers de conférence
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer le programme
Soutenir les présentations
2 personnes
Gérer les micros
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le point café
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Accompagner les stands du salon
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Organiser le cocktail networking
4 personnes
Rassembler les verres et la vaisselle
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Refroidir les restes du traiteur
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement
Vérifier les factures
Partager les présentations
Archiver la liste des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de conférenceqté 12
Chaisesqté 120
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Chaises des intervenantsqté 6
Tables de logeqté 2
Tables hautesqté 10

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs VGAqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4
Goulottes de câblesqté 12
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Carafesqté 12

Décoration

Nappesqté 20
Porte-nomsqté 120
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Panneaux de standqté 12
Pots à stylosqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et confirmez les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent connaître les horaires, les thèmes et les modalités d’accès dès le premier envoi.
Ouvrez le formulaire d’inscription au moins 6 semaines avant la conférence. Demandez dès ce moment les besoins alimentaires, les informations de parking et, si nécessaire, les demandes de chambre d’hôtel.
Prévoyez un test technique complet la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les adaptateurs VGA et le cliqueur avec l’ordinateur réellement utilisé.
Préparez les badges, dossiers et panneaux de direction avant le jour J. Comptez un badge par participant inscrit, plus une petite réserve pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Pour le salon et les pauses, confirmez les tables, chaises, tables hautes, machines à café, verres et bacs de maintien au chaud avec le lieu et le traiteur. Demandez les horaires de livraison et vérifiez chaque livraison dès son arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence de franchise ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu, le traiteur et la technique, puis gardez les 6 dernières semaines pour les invitations, les inscriptions et la préparation du programme.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez une première invitation 6 à 8 semaines avant la conférence. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 2 semaines avant, puis fermez ou vérifiez les inscriptions quelques jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier pour la technique d’une conférence ?: Testez au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les câbles, les adaptateurs et les rallonges. Faites ce test au moins 2 heures avant le début et gardez des batteries externes et du matériel de rechange à portée de main.
Quand imprimer les badges et les dossiers de conférence ?: Imprimez les badges et préparez les dossiers 2 à 3 jours avant l’événement, lorsque la liste des inscrits est presque définitive. Gardez 5 à 10 % de badges vierges ou supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.