Foto-Rallye organisieren: die komplette Checkliste
Eine Foto-Rallye steht und fällt mit einer gut getesteten Route und klaren Aufgaben. Lege zuerst Start und Ziel fest, laufe die Strecke ab und prüfe jeden Fotospot auf Erreichbarkeit und Sicherheit. Danach folgen Regeln, Teams, Einladungen und die Vorbereitung von Aufgaben, Punktkarten und Stationsmaterial. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen eindeutigen Anmeldebereich, geladene Technik und einen Plan für Getränke, Snacks und Wetteränderungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Route vorab ablaufen
2 Personen
Fotospots auswählen
2 Personen
Fotoaufgaben schreiben
2 Personen
Spielregeln festlegen
Teamzusammensetzung festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Aufträge ausdrucken
Punktkarten drucken
Teams und Nummern vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Routenpfeile und Stationen erstellen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Start- und Zielbereich aufbauen
4 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Briefing für Begleitpersonen geben
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teams registrieren
2 Personen
Spielregeln erklären
2 Personen
Fotoaufträge verteilen
2 Personen
Teams losfahren lassen
2 Personen
Routeposten besetzen
3 Personen
Sicherheit entlang der Strecke kontrollieren
2 Personen
Zwischenfragen beantworten
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fotos und Punktkarten einsammeln
2 Personen
Punkte kontrollieren
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser entfernen
2 Personen
Gelände abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Scoring-Material archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 20
- StehtischeAnz. 4
Spielmaterial
- Wasserdichte Hüllen für RoutenpostenAnz. 12
- RoutenpostenschilderAnz. 12
- KegelAnz. 20
- TeamwestenAnz. 12
- PreiseAnz. 3
Ausstattung
- Tablet für die Auswertung
- PowerbanksAnz. 8
- LadekabelAnz. 8
- Tragbare HandyladegeräteAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 50
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- Reflektierende ArmbänderAnz. 20
- Erste-Hilfe-Set
Papierwaren
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 24
- StifteAnz. 40
- KlebebandrollenAnz. 6
- SchereAnz. 4
- SeilrollenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Teste die Route mindestens 7 Tage vorher zu derselben Tageszeit wie die Rallye. So erkennst du Baustellen, schlechte Beleuchtung und Stellen, an denen Wegweiser fehlen könnten.
- Plane pro Fotostation eine kurze, eindeutig formulierte Aufgabe und drucke die Aufträge sowie Punktkarten spätestens 2 Tage vor dem Termin aus. Wasserdichte Hüllen schützen die Hinweise unterwegs.
- Bereite Teams und Nummern am Vortag vor. Lege Teamwesten, Kegel und Routenpostenschilder getrennt nach Station bereit, damit die Ausgabe am Start nicht länger als 10 Minuten dauert.
- Lade Tablet, Lautsprecher und alle mobilen Ladegeräte am Vorabend vollständig. Nimm zusätzlich Powerbanks, Ladekabel und ein Verlängerungskabel mit, weil die Auswertung und Kommunikation sonst schnell an einem leeren Akku scheitern.
- Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor dem Start kalt und bereite Snacks, Becher, Teller und Besteck vor. Prüfe die Wettervorhersage am Morgen erneut und sichere Stationsmaterial sowie Technik gegen Regen.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert eine Foto-Rallye?
- Für eine Route mit 5 bis 8 Fotostationen solltest du etwa 2 bis 3 Stunden einplanen. Rechne zusätzlich 20 bis 30 Minuten für Registrierung, Briefing und die Auswertung am Ziel ein.
- Wann sollte man eine Foto-Rallye planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Startort und Route. Die Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
- Wie viele Personen sollte ein Team bei einer Foto-Rallye haben?
- Praktisch sind Teams mit 3 bis 5 Personen, damit Aufgaben verteilt werden können und niemand allein unterwegs ist. Lege die Teamzusammensetzung spätestens 3 Tage vor der Rallye fest und drucke die Liste für den Registrierungstisch aus.
- Was braucht man am Tag einer Foto-Rallye?
- Neben Aufgaben und Punktkarten brauchst du vor allem Wegweiser, Stationsschilder, wasserdichte Hüllen, Teamwesten und Schreibmaterial. Kontrolliere 2 Stunden vor dem Start außerdem Getränke, Snacks, geladenes Tablet und Ersatzakkus.
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