Checklist voor een fototentoonstelling organiseren

Een fototentoonstelling organiseren vraagt meer dan foto’s selecteren en ophangen. Je legt eerst datum, locatie en tentoonstellingsplan vast, daarna regel je fotografen, werkselectie, prints en bijschriften. In de laatste weken komen uitnodigingen, pers, aanmeldingen, catering en techniek erbij. Deze checklist helpt je de volgorde bewaken, zodat prints, labels, verlichting en bezoekersontvangst op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Tentoonstellingsplan maken
2 personen
Fotografen bevestigen
2 personen
Werkselectie verzamelen
3 personen
Beeldbestanden controleren
2 personen
Printopdracht plaatsen
Bijschriften schrijven
2 personen
Prijslijst opstellen
Plattegrond uitwerken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Persbericht versturen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Bezoekerslijst afdrukken
Prints ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Meubilair opstellen
4 personen
Expositiewanden plaatsen
4 personen
Foto's ophangen
4 personen
Bijschriften bevestigen
2 personen
Prijslijst ophangen
Informatiebord plaatsen
2 personen
Verlichting richten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Openingswoord verzorgen
Rondleiding begeleiden
2 personen
Fotografen voorstellen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Verkooptafel bedienen
2 personen
Gastenboek aanvullen
Zaalrondes uitvoeren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Verkoopadministratie afsluiten
2 personen
Foto's veilig verpakken
4 personen
Decoratie afnemen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Locatie opleveren
2 personen
Prints retourneren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Bezoekers nabericht sturen
Fotografen informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Expositiewandenaantal 10
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare telefoon

Verlichting

Expositiespotsaantal 12
Ledlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Informatiebordenaantal 4
Fotolijstenaantal 30
Passe-partoutsaantal 30
Fotohakenaantal 40
Ophangdradenaantal 40
Wandlabelsaantal 35
Pijlbordenaantal 8
Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Gastenboek
Pennensetaantal 4
Lijststandaardsaantal 10

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Broodmessenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4
Geldkist
Pinapparaat

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de ruimte op papier voordat je prints bestelt. Zet expositiewanden, tafels, stoelen, garderoberekken en de looproute in een plattegrond; controleer daarna of elk werk voldoende wandruimte krijgt.
Controleer beeldbestanden vóór je de printopdracht plaatst. Leg per foto formaat, materiaal, aantal en bestandsversie vast, zodat je niet pas bij het ophalen ontdekt dat een print ontbreekt of verkeerd is uitgevoerd.
Schrijf bijschriften en wandlabels tijdens het verzamelen van de werkselectie. Noteer ook de prijslijst en een eventuele nummering; bezoekers en vrijwilligers kunnen dan sneller vragen beantwoorden en verkopen registreren.
Test techniek en verlichting minstens één keer in de echte ruimte. Sluit laptop, projector, projectiescherm, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen aan en richt expositiespots of ledlampen zo af dat er geen storende reflecties op de foto’s vallen.
Maak voor de openingsdag een laatste controle op locatie. Leg informatieborden, pijlborden, gastenboek, pennenset, bezoekerslijst en lijststandaards klaar en instrueer vrijwilligers over ontvangst, route, dieetwensen en het aanspreekpunt voor techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fototentoonstelling organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, fotografen en tentoonstellingsplan. Plan de printopdracht uiterlijk 2 tot 3 weken voor de opening, zodat je tijd houdt voor controle en eventuele herdrukken.
Wanneer moet ik de foto’s laten printen voor een tentoonstelling?: Plaats de printopdracht ongeveer 3 weken voor de opening, nadat de beeldbestanden en formaten definitief zijn gecontroleerd. Haal de prints uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf op, zodat je ontbrekende of beschadigde exemplaren nog kunt oplossen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een fototentoonstelling op te bouwen?: Reserveer minimaal 4 tot 6 uur voor een kleine tentoonstelling met ophanging, labels, verlichting en techniek. Houd de locatie de dag vóór de opening beschikbaar als er veel expositiewanden, projectie of meerdere ruimtes zijn.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een fototentoonstelling?: Stuur uitnodigingen 3 tot 4 weken vooraf en plaats sociale berichten vanaf dat moment opnieuw op geplande momenten. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen tot ongeveer 5 dagen voor de opening, zodat je catering gericht kunt bestellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.