Checkliste für deine Fotoausstellung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe die Bilddateien vor dem Druck einzeln auf Auflösung, Farbdarstellung und Dateinamen. Plane mindestens drei Werktage als Puffer ein, falls ein Druck neu beauftragt werden muss.
• Erstelle den Ausstellungsplan nicht erst beim Aufbau. Zeichne für jedes Bild, jede Ausstellungswand und jeden Durchgang einen festen Platz ein und prüfe, ob Besucherströme und Fluchtwege frei bleiben.
• Schreibe Bildunterschriften und Preisliste, sobald die Arbeitsauswahl feststeht. So fehlen beim Aufhängen weder Namen und Titel noch Preise oder Verkaufsinformationen.
• Teste Laptop, Projektor, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein einzelner Funktionstest am Gerät reicht nicht aus, wenn Bild, Ton und Stromversorgung zusammenspielen müssen.
• Lege für den Eröffnungstag eine feste Reihenfolge fest: Location öffnen, Materialien bereitstellen, Drucke und Beschilderung kontrollieren, Technik testen und erst danach Catering sowie Besucherliste auslegen. So bleiben Fehler vor dem Eintreffen der Gäste sichtbar.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fotoausstellung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der Eröffnung. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Fotografen, Auswahl, Druckauftrag, Einladungen und Pressearbeit mit ausreichendem Puffer koordinieren.

Wann sollte man die Fotos für eine Ausstellung drucken lassen?

Erteile den Druckauftrag mindestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben meist mehrere Werktage für die Lieferung, eine Qualitätskontrolle und einen Ersatzdruck bei Fehlern.

Wie viele Helfer braucht man für den Aufbau einer Fotoausstellung?

Für eine kleine Ausstellung mit bis zu etwa 30 Bildern sind meist 3 bis 5 Helfer sinnvoll. Rechne zusätzlich mindestens 3 Stunden für Wände, Rahmen, Beleuchtung, Labels, Technik und die abschließende Kontrolle ein.

Wann verschickt man Einladungen zur Fotoausstellung?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor der Eröffnung. Eine Erinnerung per E-Mail oder Social Media 5 bis 7 Tage vorher gibt Gästen außerdem Zeit, sich anzumelden und Ernährungswünsche mitzuteilen.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst