Checklist para organizar una exposición fotográfica

Una exposición fotográfica necesita más que seleccionar buenas imágenes. Hay que cerrar la fecha y el espacio, coordinar a los fotógrafos, revisar archivos, encargar las impresiones y preparar un recorrido claro para los visitantes. Empieza la producción con varias semanas de margen: las pruebas de imagen, los pies de foto y el montaje suelen retrasarse. Esta checklist reúne el trabajo de planificación, comunicación, técnica, recepción y desmontaje en un orden práctico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el lugar
Crear el plan de la exposición
2 personas
Confirmar a los fotógrafos
2 personas
Recopilar la selección de trabajos
3 personas
Revisar archivos de imagen
2 personas
Realizar el pedido de impresión
Escribir pies de foto
2 personas
Preparar la lista de precios
Desarrollar el plano
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Enviar nota de prensa
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Probar la técnica
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Publicar la ruta
Imprimir la lista de visitantes
Recoger impresiones
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar el mobiliario
4 personas
Colocar las paredes de exposición
4 personas
Colgar fotos
4 personas
Confirmar los subtítulos
2 personas
Colgar la lista de precios
Colocar el cartel informativo
2 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Dar el discurso de apertura
Guiar la visita
2 personas
Presentar a los fotógrafos
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Atender la mesa de ventas
2 personas
Rellenar el libro de visitas
Realizar rondas por la sala
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar la administración de ventas
2 personas
Empaquetar las fotos con seguridad
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver las copias
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar un mensaje de seguimiento a los visitantes
Informar a los fotógrafos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 30
Paredes de exposicióncant. 10
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Postes separadorescant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teléfono con batería

Iluminación

Focos de exposicióncant. 12
Lámparas LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Paneles informativoscant. 4
Marcos de fotoscant. 30
Passe-partoutscant. 30
Ganchos para fotoscant. 40
Cables de suspensióncant. 40
Etiquetas de paredcant. 35
Carteles direccionalescant. 8
Mantelcant. 8
Arreglos floralescant. 6
Libro de visitas
Set de bolígrafoscant. 4
Soportes para listascant. 10

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas para servircant. 12
Jarras para servircant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cuencoscant. 12
Cuchillos de pancant. 2
Papeleracant. 4
Caja registradora
Máquina de sellado

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregona
Cuboscant. 2
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la selección de obras antes de pedir las impresiones. Reserva al menos 2 semanas para revisar archivos, corregir tamaños y confirmar pies de foto antes de enviar el pedido.
Dibuja el plano de la exposición antes de montar paredes, marcos y focos. Deja pasillos de aproximadamente 1,2 metros y coloca las etiquetas a una altura fácil de leer.
Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes de abrir. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables y regletas en el mismo espacio.
Prepara la recepción con tiempo: imprime la lista de visitantes, coloca el libro de visitas y deja varios bolígrafos disponibles. Designa al menos una persona para inscripciones y consultas durante la apertura.
No dejes la difusión para la última semana. Envía las invitaciones y la nota de prensa con 2 o 3 semanas de antelación, y publica recordatorios en redes sociales durante los 7 días previos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición fotográfica?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes de la apertura. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar fotógrafos, seleccionar obras, pedir impresiones y preparar la comunicación sin trabajar a contrarreloj.
¿Cuándo hay que encargar las impresiones de una exposición?: Encarga las impresiones al menos 2 semanas antes del montaje. Reserva varios días adicionales para revisar la calidad, corregir errores y recibir cualquier reimpresión necesaria.
¿Qué hay que probar antes de inaugurar una exposición fotográfica?: Haz una prueba técnica completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba la proyección, el sonido, el micrófono, los cables, las regletas, la iluminación y la carga del teléfono de contacto.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una exposición?: Envíalas entre 2 y 3 semanas antes de la apertura. Añade la ruta, el horario y el sistema de inscripción, y publica un último recordatorio durante los 7 días anteriores.

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