Fotomarkt organiseren: checklist en planning

Een fotomarkt staat of valt met een duidelijke standindeling, goede communicatie met standhouders en een opbouw die niet op het laatste moment begint. Leg datum, tijden en locatie eerst vast, nodig daarna standhouders uit en verwerk hun aanmeldingen. Controleer vooraf contactgegevens, dieetwensen en stroombehoefte. Op de dag zelf regel je onder meer tafels, stoelen, verlichting, kassa’s, naamkaartjes en bewegwijzering. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken zoals wisselgeld, kabels of gekoelde dranken worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Standhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standhouders bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Contactgegevens deelnemers controleren
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Programma en plattegrond afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen verwijzen
2 personen
Fotostands opbouwen
8 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Entree bewegwijzeren
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Veilige looproutes controleren
2 personen

Event

Entree openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Fotodemonstraties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Entree sluiten
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Stroomkabels oprollen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Standhouders bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 20
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 20
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 6
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelhaspelsaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Handmicrofoon
Mobiele speakersaantal 2
Telefoonladersaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Nachtlampenaantal 4

Decoratie

Postersaantal 20
Bannersaantal 6
Fotolijstenaantal 12
Wasknijpersaantal 100
Touwaantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling uiterlijk één week vooraf en markeer de plaatsen op de vloer. Zo weten standhouders bij aankomst direct waar hun klaptafel, stoel of kledingrek moet staan.
Vraag bij de aanmelding meteen naar stroombehoefte, tafelmaat en dieetwensen. Controleer de contactgegevens opnieuw zodra je de standplaatsen bevestigt.
Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór opening. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, tafelkleden, verlichting, pijlborden en het testen van stekkerdozen en verlengkabels.
Leg kassa’s, pinapparaten en wisselgeld apart klaar voordat bezoekers binnenkomen. Reken per kassapunt op een eigen kassabox en controleer pinapparaten met een testbetaling.
Koel de dranken op tijd en zet koffie, bekers, borden en bestek per uitgiftepunt klaar. Druk programma, plattegrond en naamkaartjes vóór de opbouw af, zodat je niet op locatie hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotomarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Plan de definitieve standindeling en bevestigingen uiterlijk 1 week voor de markt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een fotomarkt?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en controleer vóór opening alle stroompunten. Bij veel stands of extra verlichting is 3 uur praktischer.
Wat moet ik regelen voor standhouders op een fotomarkt?: Bevestig per standhouder de plaats, aankomsttijd en benodigde tafel- of stroomvoorziening uiterlijk 1 week vooraf. Leg naamkaartjes, plattegrond en eventuele bewegwijzering klaar bij de ontvangst.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig voor een fotomarkt?: Maak per kassapunt een aparte kassabox met voldoende munten en kleine biljetten voor de eerste 2 uur. Het exacte bedrag hangt af van de prijzen en het aantal verkopers; stem dit vooraf met de standhouders af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.