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Fotomarkt organisieren: Checkliste für die Vorbereitung

Ein Fotomarkt steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller und Besucher. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen sammelst. In den letzten Tagen brauchst du vor allem einen belastbaren Standplan, geprüfte Kontaktdaten und eine vollständige Materialliste. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Strom, Kasse, Beschilderung und der Empfang der Aussteller sollten vor der Öffnung funktionieren.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Kontaktdaten der Teilnehmenden prüfen

  • Catering bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Programm und Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu ihren Plätzen lotsen

    2 Personen

  • Fotostände aufbauen

    8 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Eingang beschildern

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sichere Laufwege prüfen

    2 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Infotisch betreuen

    2 Personen

  • Fotodemos begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Eingang schließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Stromkabel aufrollen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Aussteller bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 20
  • StühleAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 20
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • KassenboxenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • Handmikrofon
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • TelefonladegeräteAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 10
  • LichterkettenAnz. 6
  • NachtlampenAnz. 4

Dekoration

  • PosterAnz. 20
  • BannerAnz. 6
  • BilderrahmenAnz. 12
  • WäscheklammernAnz. 100
  • SeilAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 60
  • WegweiserAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 2

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 8

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BlechdosenAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend abgeschlossen sind. Prüfe danach jeden Kontakt mindestens einmal und verschicke die Standbestätigung spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Fotomarkt.
  • Bereite Lageplan, Programm und Wegweiser nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke sie am Vortag und halte zusätzlich einige leere Namensschilder für kurzfristig eintreffende Aussteller bereit.
  • Kontrolliere Stromanschlüsse und Kabel vor dem Aufbau. Markiere Kabelwege sichtbar und lege Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln so aus, dass Besucher nicht darüber stolpern.
  • Plane für die Kasse ausreichend Wechselgeld und teste jedes Kartenlesegerät vor dem Einlass. Lege außerdem mindestens ein Telefonladegerät am Organisationsplatz bereit, damit die Zahlungsgeräte nicht während des Markts ausfallen.
  • Kühle Getränke frühzeitig und kläre Ernährungswünsche vor der Catering-Bestellung. Für Kaffee gehören Tassen, Kannen, Teller und Besteck zusammen an einen festen Ausgabepunkt, damit beim Aufbau nichts zusammengesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Fotomarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und der Einladung der Aussteller. Die Standaufteilung und das Catering sollten spätestens 7 Tage vor dem Fotomarkt feststehen.
Wie viele Aussteller passen auf einen Fotomarkt?
Das hängt von der nutzbaren Fläche und der Größe der Tische ab. Plane pro Stand ausreichend Bewegungsfläche ein und erstelle den endgültigen Lageplan erst, wenn die Maße aller Standplätze feststehen.
Was muss am Tag vor dem Fotomarkt vorbereitet werden?
Drucke Lageplan, Programm und Wegweiser, bereite Namensschilder und Kasse vor und prüfe Technik sowie Catering. Getränke sollten spätestens am Vorabend gekühlt werden, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Empfang bleiben.
Wann sollte die Location am Veranstaltungstag geöffnet werden?
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. So bleiben etwa 30 Minuten für das Aufstellen von Tischen und Stühlen, 30 Minuten für Standmarkierungen und Technik sowie 30 Minuten als Puffer für verspätete Lieferungen oder Aussteller.

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