Marché de la photo : la checklist d’organisation
Un marché de la photo demande surtout une préparation précise des exposants, des emplacements et du matériel technique. Commence par fixer la date, réserver le lieu et inviter les vendeurs assez tôt pour connaître leurs besoins. Les dernières heures servent à préparer les badges, le plan des stands, les paiements et la signalétique. Cette checklist de 61 tâches et 45 fournitures suit l’ordre utile, de la première réservation à l’accueil des exposants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les exposants
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Vérifier les coordonnées des participants
Commander le catering
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Imprimer le programme et le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Disposer les nappes
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
Monter les stands photo
8 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Balisage de l'entrée
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
Événement
Ouvrir l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accompagner les démonstrations photo
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer l'entrée
2 personnes
Suivi
Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les exposants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 20
- Chaisesqté 60
- Nappesqté 20
- Tabouretsqté 8
- Portants à vêtementsqté 6
- Poteaux de balisageqté 8
Équipement
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 10
- Rallonges à enrouleurqté 4
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Microphone à main
- Enceintes mobilesqté 2
- Chargeurs de téléphoneqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes de nuitqté 4
Décoration
- Affichesqté 20
- Bannièresqté 6
- Cadres photoqté 12
- Pinces à lingeqté 100
- Cordeqté 2
- Badges nominatifsqté 60
- Panneaux indicateursqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pincesqté 6
- Bacs de rangementqté 8
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Pelles à poussièreqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balais à mainqté 4
- Poubellesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe les horaires avant d’envoyer les invitations : les exposants doivent connaître l’heure d’arrivée, l’ouverture au public et le moment prévu pour le rangement.
- Demande les besoins alimentaires et les coordonnées de chaque participant au moins 7 jours avant le marché. Cela évite les commandes de catering incomplètes et les badges erronés.
- Prépare le plan des stands dès que les inscriptions sont confirmées. Marque chaque emplacement sur place et imprime au moins 2 exemplaires du plan pour l’accueil et l’installation.
- Teste les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, enceintes et lampes avant le jour J. Prévois aussi des chargeurs de téléphone : les exposants en ont souvent besoin après plusieurs heures.
- Le jour de l’installation, ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Commence par les tables et les chaises, puis les nappes, les emplacements, la signalétique et enfin l’accueil des exposants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché de la photo ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, puis invite les exposants afin de confirmer rapidement le nombre de stands et les besoins en mobilier.
- Combien de temps prévoir pour installer un marché de la photo ?
- Prévois au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, les emplacements et les panneaux indicateurs. Ajoute 30 minutes si le lieu nécessite de tester plusieurs branchements électriques.
- Quand confirmer les exposants et commander le catering ?
- Confirme les exposants environ 10 jours avant l’événement, après vérification de leurs coordonnées et de leurs besoins alimentaires. Passe la commande de catering au plus tard 5 à 7 jours avant le marché.
- Combien de monnaie préparer pour la caisse ?
- Prépare la monnaie au moins la veille et répartis-la en petites coupures et pièces. Le montant dépend des tarifs pratiqués, mais une caisse séparée et vérifiée avant l’ouverture évite les recherches pendant les premières ventes.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !