Fotofestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Fotofestival braucht mehr als Bilder und einen Ausstellungsraum. Du koordinierst Fotografen, Aussteller, Anmeldungen, Drucke, Beschriftungen, Technik und den Ablauf vor Ort. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumplanung; in den letzten Tagen zählen Kontrolle, Aufbau und klare Anweisungen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zur fertigen Ausstellung und dem Empfang der Besucher.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und Programm festlegen
2 Personen
Fotografen und Aussteller bestätigen
2 Personen
Standort und Räume prüfen
2 Personen
Materialreservierungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Festivalseite veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
Ausstellungsliste kontrollieren
2 Personen
Fotowerke digital entgegennehmen
2 Personen
Drucke und Bildunterschriften überprüfen
2 Personen
Catering bestellen
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
Freiwilligenanweisungen erstellen
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Drucke und Materialien entgegennehmen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Ausstellungsraum leeren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Fotowerke aufhängen
4 Personen
Beschriftungen anbringen
2 Personen
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Sicherheits- und Fluchtwege prüfen
2 Personen
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

Türen öffnen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Ausstellung erläutern
3 Personen
Workshop begleiten
2 Personen
Vortrag begleiten
2 Personen
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
Fotografen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Technik während des Programms überwachen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Stimmen für den Fotowettbewerb sammeln
2 Personen
Preisverleihung betreuen
3 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Ausstellungswerke sicher verpacken
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Messestände abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ausstehende Materialien nachverfolgen
Fundsachen sammeln
Fotowerke an Aussteller übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Registrierungstheke
AusstellungswändeAnz. 16
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServiertablettsAnz. 10

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4

Dekoration

BilderrahmenAnz. 40
Fotos-AufbewahrungssystemeAnz. 4
TischdekorationAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
FotohintergründeAnz. 3
ZierpflanzenAnz. 10

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
WasserkannenAnz. 8

Registrierung

BadgehalterAnz. 150
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
GästebuchAnz. 2
UrnensammelboxenAnz. 3

Workshopmaterial

FotokamerasAnz. 10
StativsetsAnz. 10
SpeicherkartenAnz. 12
KabelspannerAnz. 6
ReflektorschirmeAnz. 6
NotizblöckeAnz. 30
BleistifteAnz. 30
DruckpapierAnz. 250
SchreibtafelnAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Sonstiges

AbsperrbandAnz. 2
KabelkanäleAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
MessbänderAnz. 2
TrittleiternAnz. 2
WerkzeugkofferAnz. 2
TransportboxenAnz. 20
HandfeuerlöscherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Räume und Aussteller früh fest. Plane zusätzlich Zeit für Nachmeldungen, Ernährungswünsche und Änderungen an der Ausstellungsliste ein.
Fordere Fotowerke und Bildunterschriften mit einer festen Frist an, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Festival. Prüfe danach jede Datei und jeden Druck, bevor die Werke aufgehängt werden.
Teste Projektor, Leinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens am Vortag gemeinsam. Halte Verlängerungskabel und USB-Sticks als Reserve bereit.
Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Ausstellungswände, Beleuchtung, Tische, Stühle, Beschriftungen und Registrierungstheke sollten vor dem Einlass vollständig geprüft sein.
Kühle Getränke erst nach dem Aufbau und kontrolliere Geschirr und Catering anhand der Anmeldungen. Rechne pro Gast mit einem Trinkgefäß und halte für Helfer einen eigenen Ablaufplan bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Fotofestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Ausstellern. Einladungen und die Festivalseite sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wann müssen Fotografen ihre Bilder für ein Fotofestival abgeben?: Setze die Abgabefrist 10 bis 14 Tage vor dem Festival. So bleiben mindestens 7 Tage, um Drucke, Bildunterschriften und die Ausstellungsliste zu prüfen und fehlende Dateien nachzufordern.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Fotoausstellung?: Für einen Aufbau mit Ausstellungswänden, Beleuchtung, Bildern und Beschriftungen solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden einplanen. Bei mehreren Räumen oder Präsentationen ist ein zusätzlicher Helfer sinnvoll.
Was muss man bei der Technik eines Fotofestivals testen?: Teste Projektor, Leinwand, Laptops, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult spätestens am Vortag. Plane 30 bis 60 Minuten für den vollständigen Test ein und prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Verlängerungskabel und Präsentationsdateien.

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