Zo organiseer je een forumdiscussie zonder losse eindjes

Een goede forumdiscussie begint niet bij de microfoons, maar bij een scherp thema en een duidelijk doel. Leg daarna de datum, locatie, moderator en sprekers vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk toe naar een programma met ruimte voor vragen uit de zaal en test de techniek tijdens een locatiebezoek. De laatste week draait vooral om bevestigingen, presentaties, naamkaartjes, route-informatie en het controleren van de zaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Forumthema en doel bepalen
2 personen
3
Sprekers uitnodigen
4
Moderator vastleggen
5
Programma opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Techniek reserveren
11
Catering bestellen
12
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
13
Zaalindeling bepalen
2 personen
14
Vragen voor forum verzamelen
15
Sprekersinformatie versturen
16
Aanmeldingen bevestigen
17
Routebeschrijving versturen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Programma afdrukken
20
Presentaties verzamelen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Zaal controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Sprekerstafel inrichten
2 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Presentaties testen
2 personen
31
Verlichting controleren
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes op schalen leggen
2 personen

Event

36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Sprekers kort briefen
2 personen
38
Bezoekers registreren
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
41
Opening verzorgen
42
Forumregels toelichten
43
Sprekers introduceren
44
Forumgesprek begeleiden
2 personen
45
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
46
Microfoons doorgeven
2 personen
47
Koffiepauze openen
2 personen
48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
49
Hapjes bijvullen
2 personen
50
Forumgesprek hervatten
2 personen
51
Publieksvragen modereren
2 personen
52
Conclusies samenvatten
53
Forum afsluiten
54
Borrelbuffet klaarzetten
3 personen
55
Borrelhapjes serveren
3 personen
56
Dranken serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Servies ophalen
2 personen
59
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
60
Bezoekers informeren over vertrek
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Restanten verpakken
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Toiletten controleren
69
Materialen sorteren
2 personen
70
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
72
Locatie opleveren
2 personen
73
Bedankbericht versturen
74
Presentaties nazenden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Sprekerstafel
Registratietafel
Statafelsaantal 8

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 90
Schotelsaantal 90
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 90

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Bewaarbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een locatiebezoek uiterlijk twee weken vooraf. Controleer waar de sprekerstafel, registratietafel, beamer en het projectiescherm komen en test of HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen passen bij de beschikbare aansluitingen.
Geef sprekers minstens één duidelijke deadline voor hun informatie en presentaties, bij voorkeur 7 dagen voor de bijeenkomst. Zo kan de moderator de bijdragen naast elkaar leggen en kan de laptop met alle bestanden worden getest.
Verzamel publieksvragen al tijdens de aanmeldingen en sluit de inzending bijvoorbeeld 48 uur voor de forumdiscussie. Gebruik die vragen om het programma te sturen en voorkom dat de discussie alleen door de eerste vragensteller wordt bepaald.
Zet de zaalindeling niet pas op de dag zelf vast. Reserveer stoelen voor het publiek, plaats de sprekerstafel zo dat alle draadloze microfoons werken en houd bij de registratie ruimte voor naamkaartjes en het welkomstbord.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en de verzamelde dieetwensen. Regel koffie, glazen, kopjes, schotels, borden en bestek uiterlijk enkele dagen vooraf en koel dranken pas kort voor de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een forumdiscussie te organiseren?: Reken op minimaal 4 tot 6 weken voor een forumdiscussie met meerdere sprekers. Plan de locatie, het thema, de moderator en de uitnodigingen in de eerste 2 weken; gebruik de laatste week voor presentaties, bevestigingen en techniek.
Hoeveel sprekers heb je nodig voor een forumdiscussie?: Met 3 tot 5 sprekers blijft een forumdiscussie meestal overzichtelijk. Reserveer daarnaast één moderator en plan per spreker vooraf een duidelijke spreektijd, zodat er nog minstens 20 tot 30 minuten overblijft voor vragen uit de zaal.
Wanneer moet ik de techniek voor een forumdiscussie regelen?: Reserveer microfoons, luidsprekers, audiomixer, beamer en projectiescherm zodra de locatie en datum vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Test alle presentaties en kabels uiterlijk op de dag vóór het evenement.
Wanneer verstuur je de routebeschrijving en bevestiging?: Stuur de aanmeldbevestiging direct na registratie en verstuur routebeschrijving, programma en praktische informatie uiterlijk 3 dagen voor de forumdiscussie. Vermeld ook de starttijd, registratieplek en eventuele dieet- of toegankelijkheidsinformatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.