Eine Forumdiskussion Schritt für Schritt organisieren
Eine Forumdiskussion gelingt, wenn Inhalt, Ablauf und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Thema, Ziel, Termin und Ort fest, bevor du Redner einlädst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Moderation, Programm, Fragen, Technik und Catering in einer festen Reihenfolge. Plane außerdem Zeit für einen Ortstermin ein: Dort fallen fehlende Kabel, ungünstige Sitzplätze oder unklare Wege zur Registrierung rechtzeitig auf.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Forumsthema und Ziel festlegen
2 Personen
- 3
Redner einladen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Programm erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Technik reservieren
- 11
Catering bestellen
- 12
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 13
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 14
Fragen für das Forum sammeln
- 15
Referenteninformationen versenden
- 16
Anmeldungen bestätigen
- 17
Wegbeschreibung versenden
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Programm drucken
- 20
Präsentationen sammeln
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 25
Saal kontrollieren
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
3 Personen
- 27
Stühle aufstellen
3 Personen
- 28
Sprechertisch einrichten
2 Personen
- 29
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 30
Präsentationen testen
2 Personen
- 31
Beleuchtung kontrollieren
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Namensschilder bereitlegen
- 34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 35
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
Event
- 36
Referenten empfangen
2 Personen
- 37
Redner kurz briefen
2 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Programm verteilen
2 Personen
- 40
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 41
Eröffnung betreuen
- 42
Forenregeln erläutern
- 43
Redner vorstellen
- 44
Forumsgespräch moderieren
2 Personen
- 45
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 46
Mikrofone weitergeben
2 Personen
- 47
Kaffeepause eröffnen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 49
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 50
Forumsgespräch fortsetzen
2 Personen
- 51
Publikumsfragen moderieren
2 Personen
- 52
Schlussfolgerungen zusammenfassen
- 53
Forum schließen
- 54
Büfett für den Umtrunk bereitstellen
3 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Getränke servieren
2 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Geschirr abholen
2 Personen
- 59
Networking begleiten
2 Personen
- 60
Besucher über die Abreise informieren
- 61
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 62
Technik ausschalten
2 Personen
- 63
Restbestände verpacken
2 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
2 Personen
- 67
Saal reinigen
3 Personen
- 68
Toiletten kontrollieren
- 69
Materialien sortieren
2 Personen
- 70
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
- 72
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 73
Dankesnachricht versenden
- 74
Präsentationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 8
Geschirr
- GläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 90
- ServierplattenAnz. 90
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- RichtungsschilderAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 90
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- AufbewahrungsbehälterAnz. 12
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Thema, Ziel und gewünschte Dauer fest, bevor du Redner anfragst. So wissen alle Beteiligten, welchen Beitrag sie vorbereiten und wie viel Redezeit ihnen zusteht.
- Lade Redner und Moderator möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein. Verschicke anschließend ein einheitliches Briefing mit Ablauf, Technik, Ankunftszeit und Frist für Präsentationen.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Ort und Teilnahmebedingungen feststehen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und bestätige Anmeldungen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
- Führe 1 bis 2 Wochen vorher einen Ortstermin durch. Prüfe dabei Sitzordnung, Registrierungstisch, Stromanschlüsse, Projektionsfläche, Mikrofone und den Weg vom Eingang zum Saal.
- Sammle Fragen bereits bei der Anmeldung und schließe die Sammlung 3 bis 5 Tage vor dem Forum. Drucke Programm und Namensschilder erst danach, damit kurzfristige Änderungen nicht mehrfach nachgearbeitet werden müssen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Forumdiskussion organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Redner, Moderator, Raum, Technik, Anmeldung und Catering noch ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wie viele Redner braucht eine Forumdiskussion?
- Für ein Forum von etwa 60 bis 90 Minuten sind 3 bis 5 Redner meist überschaubar. Plane zusätzlich mindestens 15 Minuten für Begrüßung, Fragen aus dem Publikum und Schlusswort ein.
- Wann sollte die Technik für eine Forumdiskussion geprüft werden?
- Reserviere die Technik spätestens 3 Wochen vorher und teste sie beim Ortstermin 1 bis 2 Wochen vor dem Termin. Prüfe insbesondere Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel.
- Wann muss das Catering für eine Forumdiskussion bestellt werden?
- Bestelle Snacks und Getränke etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen verlässlich sind. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und gib die endgültige Anzahl an den Caterer weiter.
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