Cómo organizar un debate del foro sin perder el control

Un debate del foro funciona cuando el contenido, los tiempos y la parte técnica están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por definir el tema y el objetivo, fija fecha y lugar, y después confirma ponentes y moderador. Con el programa listo, puedes gestionar inscripciones, preguntas y necesidades dietéticas sin improvisar. La última semana debe servir para confirmar asistentes, recopilar presentaciones y probar sonido, proyección y distribución de la sala.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Definir el tema y el objetivo del foro
2 personas
3
Invitar a los ponentes
4
Contratar al moderador
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar técnica
11
Pedir el catering
12
Realizar una visita al lugar
2 personas
13
Definir la distribución de la sala
2 personas
14
Recopilar preguntas para el foro
15
Enviar información de los ponentes
16
Confirmar inscripciones
17
Enviar indicaciones
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Imprimir el programa
20
Recopilar las presentaciones
21
Hacer la compra
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Reunir los materiales
2 personas
25
Comprobar la sala
2 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Montar la mesa del ponente
2 personas
29
Conectar los micrófonos
2 personas
30
Probar presentaciones
2 personas
31
Comprobar la iluminación
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Preparar tarjetas con nombres
34
Preparar café y té
2 personas
35
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas

Evento

36
Recibir a los ponentes
2 personas
37
Informar brevemente a los ponentes
2 personas
38
Registrar a los visitantes
3 personas
39
Repartir el programa
2 personas
40
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
41
Encargarse de la inauguración
42
Explicar las normas del foro
43
Presentar a los ponentes
44
Moderar el debate del foro
2 personas
45
Recoger preguntas del público
2 personas
46
Pasar los micrófonos
2 personas
47
Abrir el descanso para el café
2 personas
48
Reponer café y té
2 personas
49
Reponer aperitivos
2 personas
50
Reanudar el debate del foro
2 personas
51
Moderar las preguntas del público
2 personas
52
Resumir las conclusiones
53
Cerrar el foro
54
Montar el buffet de aperitivos
3 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Servir las bebidas
2 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Recoger la vajilla
2 personas
59
Coordinar el momento de networking
2 personas
60
Informar a los visitantes sobre la salida
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Apagar la técnica
2 personas
63
Empacar lo sobrante
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
2 personas
66
Recoger la basura
2 personas
67
Limpiar la sala
3 personas
68
Comprobar los baños
69
Clasificar los materiales
2 personas
70
Devolver el equipo alquilado
2 personas
71
Guardar la catering sobrante
72
Entregar la ubicación
2 personas
73
Enviar mensaje de agradecimiento
74
Enviar las presentaciones

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 8
Mesa del ponente
Mesa de registro
Mesas altascant. 8

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 90
Bandejascant. 90
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 6
Portanombrescant. 90

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cucharonescant. 6
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Papeleracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el tema, el objetivo y el formato antes de invitar a nadie. Un programa de 60 a 90 minutos necesita bloques definidos, turnos de palabra y un moderador que sepa cuándo cortar.
Invita a los ponentes con varias semanas de margen y pide sus datos para presentarlos. Solicita también sus presentaciones al menos 3 días antes, para comprobar formatos y vídeos.
Abre las inscripciones cuando el programa y el lugar estén confirmados. Recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario y envía la confirmación e indicaciones entre 3 y 5 días antes.
Haz una visita al lugar antes del evento y dibuja la distribución: sillas, mesa de ponentes, mesa de registro y zonas para preguntas. Reserva espacio para cables, regletas y circulación, no solo para el público.
Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, proyector y portátil como mínimo 2 horas antes. Lleva cables HDMI, alargadores y baterías externas de repuesto; los adaptadores y la alimentación suelen fallar a última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate o foro?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si participan varios ponentes. Reserva el lugar y contacta con el moderador al principio; deja los últimos 3 días para confirmaciones, materiales y ajustes.
¿Cuánto dura normalmente un debate del foro?: Calcula entre 60 y 90 minutos para el debate, más 15 o 20 minutos de bienvenida y preguntas. Reserva al menos 10 minutos de margen para retrasos, cambios de ponentes o problemas técnicos.
¿Cuándo debo pedir las presentaciones de los ponentes?: Pídelas entre 5 y 7 días antes y fija como límite 72 horas antes del foro. Así puedes abrir cada archivo en el portátil, revisar los vídeos y preparar una copia de seguridad.
¿Cuándo se confirma la asistencia al foro?: Envía la confirmación entre 3 y 5 días antes con la hora, la dirección, las indicaciones y el programa. Cierra el número final de asistentes y las necesidades dietéticas al menos 48 horas antes de pedir el catering.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.