Forumdiscussie organiseren: checklist en planning

Een forumdiscussie staat of valt met een helder thema, een goede moderator en techniek die vóór de ontvangst getest is. Leg eerst datum, locatie en doel vast en werk daarna via sprekers, programma en aanmeldingen naar de uitvoering toe. Verzamel vragen vooraf, zodat de moderator niet alleen op improvisatie hoeft te werken. Deze checklist helpt je bovendien om naamkaartjes, presentaties, route-informatie en catering niet pas op de dag zelf te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Forumthema en doel bepalen
2 personen
Sprekers uitnodigen
Moderator vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Techniek reserveren
Catering bestellen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Zaalindeling bepalen
2 personen
Vragen voor forum verzamelen
Sprekersinformatie versturen
Aanmeldingen bevestigen
Routebeschrijving versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Presentaties verzamelen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Sprekerstafel inrichten
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers kort briefen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening verzorgen
Forumregels toelichten
Sprekers introduceren
Forumgesprek begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Microfoons doorgeven
2 personen
Koffiepauze openen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Forumgesprek hervatten
2 personen
Publieksvragen modereren
2 personen
Conclusies samenvatten
Forum afsluiten
Borrelbuffet klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies ophalen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen sorteren
2 personen
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties nazenden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Sprekerstafel
Registratietafel
Statafelsaantal 8

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 90
Schotelsaantal 90
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordenaantal 6
Naambadgehoudersaantal 90

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Bewaarbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het locatiebezoek minimaal 2 weken vóór de forumdiscussie. Controleer daar de zaalindeling, zichtlijnen naar het projectiescherm, stroompunten en de plek van de registratietafel.
Laat sprekers hun presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf aanleveren. Test de bestanden op de laptop en controleer HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en audiomixer vóór de zaal opengaat.
Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor het evenement als je catering bestelt op basis van aantallen. Vraag dieetwensen in hetzelfde formulier uit en bevestig deelnemers daarna met routebeschrijving en programma.
Maak voor de moderator een vragenlijst met vooraf verzamelde vragen en noteer per spreker de juiste naam, functie en spreektijd. Leg naamkaartjes en naambadgehouders klaar voordat bezoekers binnenkomen.
Zet dranken minstens 1 uur voor aanvang koud en bereid hapjes op tijd voor. Controleer vlak vóór de start alle stoelen, tafels, verlichting, richtingborden en presentatiematerialen in de zaal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een forumdiscussie organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, thema, moderator en sprekers. Open de aanmeldingen zodra het programma voldoende staat en plan de laatste technische controle uiterlijk 1 werkdag voor de bijeenkomst.
Hoeveel sprekers heb je nodig voor een forumdiscussie?: Voor een compact forum werken meestal 3 tot 5 sprekers plus 1 moderator goed. Reken per spreker op een duidelijke introductie en houd ruimte over voor vragen uit de zaal, zodat het programma niet alleen uit presentaties bestaat.
Wanneer moet ik de techniek voor een forumdiscussie testen?: Test de beamer, het projectiescherm, de laptop, microfoons en geluidsinstallatie tijdens het locatiebezoek en nogmaals 60 tot 90 minuten vóór aanvang. Bewaar presentaties ook lokaal op de laptop en neem reservekabels en powerbanks mee.
Hoeveel eerder moeten deelnemers hun route en programma krijgen?: Stuur de bevestiging met routebeschrijving en programma 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld ook het aanvangstijdstip, de registratieplek en eventuele praktische informatie over dieetwensen of toegankelijkheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.