Checklist para organizar un debate del foro sin olvidar nada

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Fija la fecha, el lugar, el tema y el objetivo antes de invitar a los ponentes. Así podrás enviar un programa coherente y abrir el formulario de inscripción con la información esencial.
• Contacta con el moderador y los ponentes con varias semanas de margen. Pide sus datos, biografías y presentaciones antes del día del debate para preparar el programa y las tarjetas de nombre.
• Haz una visita al lugar al menos 7 días antes. Comprueba la distribución de sillas y mesas, la mesa de registro, la visibilidad de la pantalla y dónde colocar los altavoces, micrófonos y cables.
• Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Ese plazo permite confirmar asistentes, ajustar el catering y enviar indicaciones claras de acceso.
• Realiza una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Prueba los micrófonos, el proyector, el portátil y los cables; después coloca el programa, las señales, las bebidas y los materiales.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un debate del foro?

Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el lugar, definir el tema, invitar a los ponentes y contratar al moderador. Deja la última semana para confirmar asistentes, cerrar el catering y revisar la parte técnica.

¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para un debate?

Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes confirmar las plazas, recoger las preferencias dietéticas y enviar a los asistentes las indicaciones finales.

¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?

Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que empiece el debate. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, el proyector, la pantalla, el portátil, los cables HDMI y las regletas.

¿Qué debo revisar en la sala antes de abrir las puertas?

Revisa la sala entre 60 y 90 minutos antes: distribución de sillas y mesas, mesa de registro, tarjetas de nombre, programa impreso, señalización, presentaciones, bebidas y materiales. También confirma que cada ponente tenga su sitio y que las preguntas estén preparadas.

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